Gdy rozpoczynamy pracę z naszymi klientami, pytamy, jak wyglądają procesy w ich firmach. Najczęściej dostajemy wtedy dokumentację związaną z systemem ISO i komentarz – „tu jest wszystko”.
Taka dokumentacja jest trudna do przyswojenia. Poza tym w konfrontacji z pracownikami okazuje się, że w praktyce ona nie funkcjonuje lub że widzą ją po raz pierwszy.
Procesy w wielu firmach służą tylko do otrzymana potrzebnej certyfikacji i są złem koniecznym. Bazują na dokumentacji zaczerpniętej z internetu, uniwersalnej i kopiowanej od lat.
Kolejny problem to skupienie się tylko na procesie głównym. Czyli na przykład dla firm produkcyjnych będą to procesy produkcyjne, z pominięciem tych zaopatrzeniowych, magazynowych, księgowych, kadrowych czy sprzedażowych.
Tworzenie procesów
Na szczęście firmy coraz częściej podchodzą do procesów i ich optymalizacji jako do zasobu, który stanowi know-how przedsiębiorstwa. Firma rośnie wraz z procesami. Błędy, które popełnia przy wykonywaniu produktów czy realizacji usług, skutkują optymalizacją procesów. Potencjalne reklamacje powodują podniesienie poprzeczki w procesach i uszczelnianie procedur. Te doświadczenia są bezcenne. Błędy stają się drogą do doskonałości, a nie ścianą płaczu.
Kluczowe nawet nie jest samo stworzenie systemu procesów i dołączenie do niego niezbędnych procedur. Najważniejsze jest:
– wytworzenie w organizacji kultury stałego aktualizowania procesów i procedur
– egzekwowanie i regularne utrwalanie wiedzy z tych obszarów
– stworzenie systemu przepływu informacji i wiedzy w ramach organizacji
Optymalizacja procesów
Organizacja, która dysponuje dokładnym opisem swojego działania, jest w stanie przekazać te informacje nowemu pracownikowi. Taka firma może przejść dalej w etapie rozwoju i zająć się mierzeniem, a potem optymalizacją procesów. Dopiero tu zaczyna się wymierna wartość dla firmy.
Jeden z naszych klientów, zamiast zatrudniać kolejnych handlowców, postanowił zoptymalizować proces sprzedażowy. Spowodowało to 20-procentową poprawę skuteczności przy zamykaniu sprzedaży. Bez angażowania dodatkowych kosztów stałych, sprzedaż wzrosła. Handlowcy zaczęli zarabiać większe pieniądze, nie marnując czasu na grupy klientów, które i tak nie przynosiły im sukcesu.
Skutecznie zarządzaj procesami
Poniższe podpowiedzi pomogą Ci uniknąć problemów przy zarządzaniu procesami:
– opisuj procedury i procesy zrozumiałym językiem, szczególnie dla najważniejszej grupy odbiorców – Twoich pracowników.
– nie kopiuj dokumentacji procesowej do celów certyfikacji
– zadbaj o to, żeby kadra zarządzająca posiadała praktyczną wiedzę o rzeczywistych procesach operacyjnych – jest to szczególnie ważne w firmach produkcyjnych
– egzekwuj znajomość procesów przenikających strukturę organizacyjną – unikniesz sytuacji, gdy np. zaopatrzenie i produkcja nie rozumieją, po co mają opisywać faktury dla działu księgowego, więc robią to niedbale
– uświadom swoją kadrę menadżerską, że redukowanie kosztów na pewnym etapie jest niezbędne, ale najwięcej zysku (jak i strat) ukrywa się w procesach
Jeśli masz pytania związane z optymalizacją procesów w swoim przedsiębiorstwie, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji. Umów się z jednym z naszych ekspertów, pisząc na adres: vnav@vnav.pl
lub skorzystaj z formularza zgłoszeniowego:
Błąd: Brak formularza kontaktowego.
