W wielu rosnących firmach problem nie polega na tym, że „nie ma HR”. Firma może mieć kadry, osobę odpowiedzialną za rekrutację albo nawet własny zespół HR, a mimo to właściciel i zarząd nadal samodzielnie rozwiązują najtrudniejsze problemy dotyczące ludzi, managerów i organizacji.
Sygnałem ostrzegawczym jest sytuacja, w której:
- struktura firmy przestała odpowiadać skali biznesu,
- właściciel nadal podejmuje zbyt wiele decyzji personalnych i operacyjnych,
- managerowie mają stanowiska, ale nie mają jasno zdefiniowanej odpowiedzialności,
- procesy HR zależą od osób zamiast od ustalonego sposobu działania,
- wynagrodzenia i premie nie są powiązane z właściwym wynikiem,
- firma zatrudnia kolejnych ludzi, ale wydajność nie rośnie proporcjonalnie,
- rotacja, konflikty lub problemy rekrutacyjne są tylko objawem głębszego problemu,
- wewnętrzny HR potrzebuje partnera do rozmowy z zarządem,
- firma przechodzi reorganizację, sukcesję, przejęcie, integrację zespołów albo inny etap dużej zmiany.
W takim momencie Zewnętrzny dyrektor HR może pełnić rolę senioralnego partnera dla właściciela i zarządu: pomaga zdiagnozować przyczynę problemu, zaprojektować rozwiązanie, ustalić priorytety i przeprowadzić wdrożenie.
Usługa jest częścią szerszego obszaru HR – zarządzanie zasobami ludzkimi, w którym Venture Navigator łączy ludzi, strukturę, procesy i dane z celami biznesowymi firmy.
Sukces osiąga się dzięki temu, że wiemy, co robimy. Jeśli nie wiemy, to szukamy tych, którzy wiedzą.
Jeff Bezos
Skontaktuj się z nami:
Nasi Klienci
Zewnętrzny dyrektor HR nie jest tym samym co kadry i płace
Kadry i płace odpowiadają przede wszystkim za administrację zatrudnienia, dokumentację, rozliczenia i zgodność formalną. To ważna funkcja, ale inna niż senioralne zarządzanie HR.
Zewnętrzny dyrektor HR pracuje bliżej właściciela, zarządu i managerów. Jego zadaniem nie jest jedynie obsługa procesu personalnego, ale odpowiedź na pytania takie jak:
- jak powinna wyglądać struktura firmy po kolejnym etapie wzrostu,
- które role i odpowiedzialności trzeba zmienić,
- czy problemem naprawdę jest brak ludzi,
- jak rozliczać managerów z wyniku,
- jak zaprojektować system premiowy,
- które procesy HR należy ustandaryzować,
- jakie kompetencje trzeba zbudować wewnątrz firmy,
- kiedy rekrutować, a kiedy najpierw przeprojektować organizację,
- jak przeprowadzić trudną zmianę bez utraty kontroli nad firmą.
Dlatego w Venture Navigator nie traktujemy tej usługi jako prostego „outsourcingu HR”. To zewnętrzna kompetencja zarządcza, która ma pomóc firmie lepiej działać jako organizacja.
Zewnętrzny dyrektor HR a HR Business Partner – jaka jest różnica?
Na rynku określenia Dyrektor HR i HR Business Partner często są używane zamiennie, ale w praktyce ich rola może być różna.
HR Business Partner zazwyczaj współpracuje z managerami i wybraną częścią organizacji. Pomaga przełożyć cele biznesowe na działania dotyczące ludzi, wspiera managerów, rozwój zespołów, rekrutację, zmianę i procesy HR.
Dyrektor HR ma zwykle szerszą odpowiedzialność. Patrzy na całą funkcję HR, współpracuje bezpośrednio z zarządem, ustala priorytety, porządkuje model działania, nadzoruje zespół HR i bierze udział w decyzjach dotyczących organizacji, kosztów pracy, wynagrodzeń, struktury czy zmian.
W mniejszej lub średniej firmie jedna senioralna osoba może łączyć obie perspektywy. Dlatego model Venture Navigator dobieramy do rzeczywistego problemu, a nie do samej nazwy stanowiska.
Jeżeli chcesz najpierw zrozumieć samą rolę, zobacz również artykuł kim jest HR Business Partner.
Kiedy zewnętrzny HR ma większy sens niż zatrudnienie własnego Dyrektora HR?
Pełnoetatowy Dyrektor HR jest właściwym rozwiązaniem wtedy, gdy skala organizacji i liczba stałych zadań uzasadniają codzienną obecność senioralnej osoby wewnątrz firmy.
Model zewnętrzny warto rozważyć, gdy:
- firma potrzebuje doświadczenia senioralnego, ale jeszcze nie pełnego etatu,
- zakres problemów jest duży jakościowo, ale nie wymaga codziennej pracy dyrektora,
- najpierw trzeba uporządkować funkcję HR, zanim firma zdecyduje, kogo zatrudnić,
- wewnętrzny zespół HR potrzebuje wsparcia bardziej doświadczonej osoby,
- właściciel chce profesjonalizować organizację etapami,
- firma potrzebuje okresowego udziału HR w spotkaniach zarządu i kluczowych decyzjach,
- ważniejsze od obecności jest doświadczenie i zdolność poprowadzenia konkretnych zmian.
Zewnętrzny model nie musi być rozwiązaniem docelowym na zawsze. Może przygotować firmę do zatrudnienia własnego Dyrektora HR, zbudować procesy i standardy, uporządkować priorytety, a następnie przekazać funkcję wewnętrznej osobie.
A kiedy potrzebny jest Interim HR Manager lub Interim HR Director?
Granica jest prosta.
Zewnętrzny dyrektor HR to model regularnego, senioralnego wsparcia zarządu i organizacji. Może działać długoterminowo i obejmować kilka obszarów jednocześnie.
Interim HR Manager / Interim HR Director jest właściwy wtedy, gdy trzeba czasowo przejąć odpowiedzialność za konkretny obszar, projekt lub zmianę. Przykładem może być reorganizacja, integracja po przejęciu, zastępstwo na kluczowym stanowisku, budowa funkcji HR od zera albo intensywny projekt naprawczy.
Jeżeli potrzeba polega na czasowym wejściu managera do organizacji i dowiezieniu określonego rezultatu, zobacz model interim manager.
Skontaktuj się z nami:
HR na godziny – dlaczego sama liczba godzin nie definiuje tej usługi?
Część firm szuka takiego wsparcia pod hasłem „HR na godziny”. To zrozumiały sposób opisania elastycznego modelu współpracy, ale liczba godzin nie powinna być punktem wyjścia.
Kluczowe pytanie brzmi: jakiej odpowiedzialności i kompetencji firma potrzebuje?
Jeżeli organizacja potrzebuje jedynie wykonania pojedynczego zadania HR, senioralny Dyrektor HR może być niepotrzebny. Jeżeli jednak problem dotyczy struktury, odpowiedzialności managerów, systemu wynagrodzeń, zarządzania zmianą albo współpracy HR z zarządem, sama „liczba godzin” nie opisuje wartości usługi.
W Venture Navigator najpierw definiujemy problem, rezultat i zakres odpowiedzialności. Dopiero potem dobieramy model współpracy.
Co może przejąć Zewnętrzny dyrektor HR?
Zakres nie powinien być identyczny w każdej firmie. Najczęściej obejmuje kilka z poniższych obszarów.
Diagnoza organizacji i funkcji HR
Sprawdzamy, co jest objawem, a co rzeczywistą przyczyną problemu. Analizujemy strukturę, role, odpowiedzialności, sposób pracy managerów, procesy HR, dane i dostępne wskaźniki.
Celem diagnozy jest ustalenie priorytetów, a nie przygotowanie długiej listy ogólnych rekomendacji.
Struktura organizacyjna i odpowiedzialność
W firmach po szybkim wzroście role często powstają historycznie wokół ludzi, a nie wokół potrzeb biznesu. Pomagamy uporządkować strukturę, zakresy odpowiedzialności, poziomy decyzyjności i oczekiwania wobec managerów.
Więcej o tym obszarze: optymalizacja organizacji.
Procesy HR
Porządkujemy m.in. rekrutację, onboarding, ustalanie celów, ocenę pracy, rozwój, awanse, wynagrodzenia, zmiany stanowisk i offboarding.
Proces ma mieć właściciela, jasny przebieg, punkty decyzyjne i miernik efektu. Zobacz również procesy HR.
Systemy wynagrodzeń i premiowania
System premiowy powinien łączyć trzy perspektywy:
- zachowania i motywację pracowników,
- wynik ekonomiczny firmy,
- bezpieczeństwo wdrożenia.
Dlatego przy projektowaniu wynagrodzeń, benefitów i systemów motywacyjnych możemy łączyć senior HR z controllingiem i prawem pracy.
Wsparcie managerów
Manager może świetnie znać swój obszar i jednocześnie mieć trudność z delegowaniem, egzekwowaniem odpowiedzialności, feedbackiem albo prowadzeniem zespołu.
Zewnętrzny Dyrektor HR pomaga nie tylko wskazać lukę kompetencyjną, ale również przełożyć oczekiwania firmy na konkretny model pracy managera. Jeżeli potrzebny jest rozwój kompetencji, zakres można połączyć z rozwojem kompetencji pracowników i managerów.
Rekrutacja kluczowych osób
Przy rekrutacjach managerskich i specjalistycznych możemy połączyć perspektywę HR z oceną praktyka z danego obszaru.
HR ocenia sposób zarządzania, kompetencje interpersonalne, motywację i dopasowanie do organizacji. Ekspert funkcjonalny może sprawdzić, czy kandydat rzeczywiście rozumie obszar, którym ma zarządzać.
To ogranicza ryzyko sytuacji, w której kandydat dobrze przechodzi klasyczną rozmowę, ale nie potrafi podejmować decyzji wymaganych na danym stanowisku.
Dane HR i controlling personalny
Senioralny HR powinien umieć rozmawiać z zarządem również językiem liczb.
W zależności od sytuacji analizujemy m.in.:
- zatrudnienie i FTE,
- koszty osobowe,
- wykorzystanie zasobów,
- rotację i absencję,
- czas rekrutacji,
- realizację planu zatrudnienia,
- wynagrodzenia względem budżetu,
- produktywność zespołów,
- realizację KPI managerskich.
Nie chodzi o stworzenie jak największej liczby wskaźników. Chodzi o dane, które pomagają podjąć decyzję.
Jeżeli problem wymaga głębszej analizy ekonomicznej, do projektu możemy włączyć controlling finansowy.
Prawo pracy i compliance
Zmiany organizacyjne, systemy wynagrodzeń, czas pracy, regulaminy czy trudne decyzje personalne mogą wymagać analizy prawnej.
W takich projektach HR współpracuje z ekspertem prawa pracy. Dzięki temu rozwiązanie jest projektowane razem z warunkami jego wdrożenia, a nie dopiero później przekazywane do kontroli prawnej.
Wewnętrzny HR nie jest konkurencją dla zewnętrznego Dyrektora HR
Jednym z najczęstszych błędów jest założenie, że firma musi wybrać: albo własny HR, albo partner zewnętrzny.
W praktyce model hybrydowy często ma więcej sensu.
Wewnętrzny zespół zna ludzi, kulturę i codzienność organizacji. Zewnętrzny Dyrektor HR wnosi doświadczenie z innych firm, dystans do istniejących układów i możliwość rozmowy z zarządem z poziomu senioralnego partnera.
Podział ról może wyglądać tak:
- zespół wewnętrzny prowadzi operacyjne procesy HR,
- Zewnętrzny dyrektor HR pomaga ustalać priorytety, projektuje zmiany i wspiera managerów,
- zarząd zachowuje odpowiedzialność za decyzje biznesowe,
- w razie potrzeby do projektu włączani są controller, prawnik, specjalista BHP lub ekspert funkcjonalny.
Celem nie jest zastępowanie istniejącego zespołu. Celem jest podniesienie poziomu decyzji i wdrożeń tam, gdzie organizacja potrzebuje doświadczenia, którego dziś nie ma wewnątrz.
Jak wygląda współpraca z Zewnętrznym Dyrektorem HR?
1. Rozmowa z właścicielem lub zarządem
Zaczynamy od sytuacji biznesowej. Co się zmieniło? Gdzie firma traci sprawność? Które decyzje wracają do właściciela? Jakie problemy HR są dziś najbardziej kosztowne albo ryzykowne?
2. Diagnoza organizacji i danych
Rozmawiamy z kluczowymi osobami i analizujemy dostępne informacje. Jeżeli problem dotyczy wykorzystania zasobów, kosztów lub premii, wykorzystujemy również dane finansowe i operacyjne.
3. Ustalenie priorytetów
Nie próbujemy naprawiać wszystkiego naraz. Wspólnie z zarządem wybieramy problemy, które mają największy wpływ na działanie firmy.
4. Projekt rozwiązania
Może to być nowa struktura, zmiana odpowiedzialności, proces HR, system KPI, model premiowy, program rozwoju managerów, sposób rekrutacji albo nowy rytm pracy zarządu z HR.
5. Wdrożenie
Senior HR pracuje z managerami i zespołem nad uruchomieniem nowych zasad. Jeżeli potrzebne są inne kompetencje, do projektu dołączają odpowiedni eksperci.
6. Pomiar i korekty
Sprawdzamy, czy zmiana działa w praktyce. W zależności od projektu mogą to być dane dotyczące wydajności, kosztów pracy, rotacji, realizacji celów, czasu procesów albo jakości zarządzania.
Co powinien otrzymać zarząd?
Dobra współpraca z Zewnętrznym Dyrektorem HR nie powinna kończyć się na „wsparciu HR”.
Zarząd powinien otrzymać:
- diagnozę najważniejszych problemów organizacyjnych,
- jasne priorytety,
- rekomendowany model działania,
- podział odpowiedzialności,
- zaprojektowane procesy lub zasady tam, gdzie są potrzebne,
- wsparcie we wdrożeniu,
- sposób mierzenia efektów,
- informację, które kompetencje należy utrzymać wewnątrz firmy,
- decyzję, czy i kiedy potrzebny jest własny Dyrektor HR.
To pozwala potraktować HR jako funkcję wspierającą zarządzanie firmą, a nie zbiór niezależnych działań personalnych.
Senior HR w projektach Venture Navigator
W projektach VNAV senior HR może pracować jako partner właściciela i zarządu, a w razie potrzeby łączyć swoje kompetencje z controllingiem, prawem pracy, BHP oraz ekspertami z obszaru sprzedaży, finansów, produkcji czy innych funkcji biznesowych.
Jeżeli potrzebujesz tylko jednej rozmowy z ekspertem HR, możesz skorzystać z profilu jednego z eksertów w ramach EkspertOnline albo przejść do obszaru HR w EkspertOnline.
Jeżeli potrzebujesz diagnozy, projektu i wdrożenia w organizacji, skontaktuj się z Venture Navigator.
Zewnętrzny HR Business Partner lub Dyrektor HR – senioralna kompetencja bez budowania funkcji od zera
Nie każda rosnąca firma potrzebuje od razu pełnoetatowego Dyrektora HR. Często jednak potrzebuje jego kompetencji.
Model Zewnętrznego Dyrektora HR / HR Business Partnera sprawdza się szczególnie wtedy, gdy:
- właściciel lub zarząd potrzebuje partnera do decyzji personalnych i organizacyjnych,
- firma ma kadry lub specjalistę HR, ale brakuje senioralnego spojrzenia,
- trzeba uporządkować strukturę i procesy po szybkim wzroście,
- firma musi przeprowadzić trudną zmianę,
- potrzebne jest wsparcie managerów,
- organizacja chce zbudować funkcję HR etapami zamiast od razu tworzyć cały dział.
Zakres może zmieniać się wraz z sytuacją. Na początku współpraca może być intensywna i projektowa, później przejść w regularne wsparcie zarządu i managerów.
Jeżeli potrzeba jest ograniczona czasowo i wymaga bezpośredniego przejęcia odpowiedzialności za zmianę, właściwy może być także model interim managera.
Technologia HR i automatyzacja: najpierw proces, potem narzędzie
System HR nie naprawi niejasnych odpowiedzialności ani źle zaprojektowanego procesu.
Dlatego przy projektach HR Tech i automatyzacji HR zaczynamy od sposobu działania firmy: co chcemy uprościć, jakie dane są potrzebne i jaki rezultat ma dać technologia.
Dopiero później można ocenić, czy potrzebne są np. ATS, HRIS, narzędzia do ewidencji czasu pracy, ocen, onboardingu, szkoleń, samoobsługi pracowniczej czy raportowania.
To samo podejście stosujemy w innych obszarach VNAV: narzędzie ma wspierać dobrze zaprojektowany proces, a nie cyfryzować chaos.
Prawo pracy i BHP jako część wdrożenia, a nie kontrola na końcu
Zmiana organizacyjna może wpływać na warunki zatrudnienia, wynagrodzenia, zakresy obowiązków, regulaminy, czas pracy, zasady odpowiedzialności czy sposób zakończenia współpracy.
Dlatego rozwiązanie powinno być sprawdzane nie tylko pod kątem biznesowym i organizacyjnym. W projektach wymagających takiego wsparcia włączamy ekspertów prawa pracy oraz specjalistów BHP.
Na poziomie funkcji HR porządkujemy także prawo pracy i compliance w HR: odpowiedzialności, procedury i sposób współpracy HR z osobami odpowiadającymi za kwestie prawne.
Nie zastępuje to indywidualnej analizy prawnej konkretnej sytuacji. Chodzi o to, aby rozwiązania organizacyjne były projektowane od początku z uwzględnieniem warunków bezpiecznego wdrożenia.
Trudne sytuacje HR: kiedy potrzebny jest zespół, a nie jeden konsultant
Niektóre problemy da się rozwiązać podczas kilku warsztatów. Inne wymagają szybkiego wejścia senioralnej osoby do organizacji i skoordynowania kilku kompetencji.
Dotyczy to m.in.:
- konfliktów na poziomie managerskim,
- reorganizacji,
- restrukturyzacji,
- gwałtownego wzrostu lub spadku zatrudnienia,
- przejęć i integracji zespołów,
- sytuacji, w których dotychczasowy model HR przestał działać,
- problemów wymagających równoczesnej analizy organizacyjnej, finansowej i prawnej.
W takich projektach przewagą nie jest liczba rekomendacji. Jest nią możliwość zbudowania zespołu, w którym HRBP pracuje razem z controllerem, prawnikiem, ekspertem BHP albo specjalistą funkcjonalnym i wspólnie prowadzą klienta od diagnozy do wdrożenia.
Senioralne doświadczenie HR w projektach VNAV
Dla klienta ważne jest nie samo CV eksperta. Istotne jest to, że senior HR może wejść bezpośrednio do rozmowy z właścicielem lub zarządem, zrozumieć sytuację i prowadzić zmianę, a gdy problem wykracza poza HR – do projektu można dołączyć kolejne kompetencje.
Jeżeli potrzebujesz wyłącznie pojedynczej rozmowy z naszym HRBP, możesz umówić konsultację przez EkspertOnline. Jeżeli problem wymaga szerszej diagnozy, projektu i wdrożenia, skontaktuj się z Venture Navigator.
VNAV czy EkspertOnline – jak wybrać właściwy model?
Venture Navigator wybierz wtedy, gdy problem wymaga pracy z organizacją: diagnozy, wejścia do firmy, współpracy z zarządem i managerami, zaprojektowania zmian oraz ich wdrożenia.
EkspertOnline jest właściwym miejscem wtedy, gdy potrzebujesz pojedynczej konsultacji, opinii eksperta albo chcesz szybko omówić konkretną sytuację przed podjęciem decyzji.
Oba modele się uzupełniają. Klient może zacząć od konsultacji, a jeżeli problem okaże się szerszy, przejść do projektu wdrożeniowego.
Czy Twoja firma potrzebuje własnego Dyrektora HR, czy najpierw senioralnego wsparcia?
Nie musisz znać odpowiedzi przed pierwszą rozmową.
Jeżeli firma rośnie, właściciel nadal jest wąskim gardłem, managerowie nie mają jasnej odpowiedzialności, procesy HR nie są spójne albo decyzje personalne zaczynają mieć istotny wpływ na wynik firmy, warto najpierw uporządkować problem.
Dopiero wtedy można świadomie zdecydować, czy właściwym rozwiązaniem będzie:
- własny Dyrektor HR,
- Zewnętrzny dyrektor HR,
- HR Business Partner,
- projekt reorganizacyjny,
- Interim HR,
- rozwój obecnego zespołu HR,
- czy rozwiązanie pojedynczego problemu.
Najnowsze na blogu
Marża netto a brutto – różnica, wzory i przykład dla firmy
Marża brutto pokazuje wynik na sprzedaży po kosztach jej wytworzenia...
Zobacz więcej
Jak poprawić marżę w firmie? Ceny, rabaty, koszty i miks sprzedaży
Większy obrót nie musi oznaczać większej marży. Decyzje oparte na...
Zobacz więcej
Integracja danych w firmie – jak połączyć ERP, CRM i Excel w jedną wersję danych?
Dane mogą być poprawne w każdym systemie z osobna, a...
Zobacz więcejNajczęściej zadawane pytania w obszarze -Zewnętrzny dyrektor HR
Kim jest Zewnętrzny dyrektor HR?
To doświadczony ekspert lub manager HR, który wspiera firmę bez konieczności zatrudniania go od razu na pełen etat. Może współpracować z właścicielem i zarządem, porządkować funkcję HR, wspierać managerów i prowadzić konkretne zmiany organizacyjne.
Czym Zewnętrzny dyrektor HR różni się od HR Business Partnera?
HR Business Partner częściej pracuje z managerami i wybraną częścią organizacji, natomiast Dyrektor HR odpowiada szerzej za model działania całej funkcji HR i współpracę z zarządem. W mniejszej firmie jedna senioralna osoba może łączyć oba zakresy.
Czy Zewnętrzny dyrektor HR zastępuje dział kadr?
Nie. Kadry i płace odpowiadają głównie za administrację i rozliczenia zatrudnienia. Zewnętrzny Dyrektor HR zajmuje się przede wszystkim decyzjami zarządczymi, strukturą, procesami, managerami, wynagrodzeniami, zmianą i rozwojem organizacji.
Czy można mieć własny dział HR i jednocześnie korzystać z Zewnętrznego Dyrektora HR?
Tak. Model zewnętrzny może wzmacniać istniejący zespół HR, pomagać mu w trudniejszych projektach oraz reprezentować perspektywę HR na poziomie zarządu.
Kiedy lepszy jest Interim HR Manager?
Interim HR jest lepszy wtedy, gdy trzeba na określony czas przejąć odpowiedzialność za konkretny projekt, zmianę lub funkcję. Zewnętrzny Dyrektor HR częściej działa jako regularny partner organizacji i zarządu.
Czy Zewnętrzny dyrektor HR może pomóc z systemem premiowym?
Tak. Może zaprojektować zasady i KPI z perspektywy HR, a w Venture Navigator zakres można połączyć z controllingiem i prawem pracy, aby sprawdzić także ekonomię i warunki wdrożenia systemu.
Czy taka osoba prowadzi rekrutacje?
Może prowadzić lub nadzorować rekrutacje, szczególnie na kluczowe stanowiska. W razie potrzeby do oceny merytorycznej kandydata można włączyć eksperta z danej funkcji biznesowej.
Czy Zewnętrzny dyrektor HR może wspierać managerów?
Tak. Jednym z ważnych obszarów jest praca z managerami nad odpowiedzialnością, delegowaniem, feedbackiem, egzekwowaniem celów i zarządzaniem zespołem.
Czy „HR na godziny” to to samo?
Nie zawsze. „HR na godziny” opisuje sposób rozliczania lub dostępności, ale nie określa poziomu odpowiedzialności. Zewnętrzny Dyrektor HR jest usługą senioralną i zarządczą, dlatego zakres powinien wynikać z problemu i oczekiwanego rezultatu, a nie wyłącznie z liczby godzin.
Od czego zacząć, jeśli nie wiem, jakiego wsparcia HR potrzebuję?
Od rozmowy i diagnozy problemu. W wielu firmach dopiero analiza struktury, odpowiedzialności, procesów i danych pokazuje, czy potrzebny jest Zewnętrzny Dyrektor HR, Interim HR, własny manager, zmiana procesu czy pojedyncza konsultacja.