Handlowa

Poniżej opis projektu realizowanego dla naszego klienta z branży handlowej. Pokazujemy w poniższym tekście, jak udało nam się wypracować z klientem takie korzyści jak:

• Dopasowanie struktury organizacyjnej do potrzeb rozwoju firmy – wzrost efektywności i przewidywalności biznesu
• 4-krotny wzrost przychodów z kanału e-commerce
• 32% wzrost sprzedaży stacjonarnej i wyższy o 12% poziom uzyskanej marży
• 52% zmniejszenie towarów nierotujących
• Oparcie działań firmy o roczny budżet z narzędziem do planowania płynności finansowej

Opis klienta

Klient: branża handlowa, 23 sklepy stacjonarne na terenie całego kraju. Sieć sklepów istnieje od 15 lat na polskim rynku, ilość zatrudnienia: 150 osób. W ostatnich 2 latach nastąpiły duże wzrosty przychodów, co pogorszyło znacząco płynność finansową. Mimo wzrostów przychodów (ponad 65 mln zł netto) firma zaczęła uzyskiwać gorsze wyniki finansowe, niż sprzedając o połowę mniej.

Główne problemy, z którymi firma zgłosiła się do nas:

- brak danych do zarządzania przedsiębiorstwem, mimo wdrożonego systemu, codzienna praca na plikach Excel

- ogólny chaos organizacyjny, klient akcentował główne problemy w obszarze komunikacji między centralą a sklepami

- brak możliwości planowania płynności finansowej

Pierwsze kroki:

Na początku poprzedniego roku przeprowadziliśmy dwumiesięczną globalną analizę firmy w obszarach:

- analiza konkurencji

- finansowym – analiza wyników finansowych, raportów zarządczych szczególnie w ujęciu marży na asortymentach, wielkości sprzedaży, rotacji towarów, stanów magazynowych, zgodności danych (dane w systemie vs dane księgowe)

- weryfikacja narzędzi i systemów zarządczych oraz narzędzi komunikacyjnych firmy

- obszar HR – struktura organizacyjna i poziom jej dopasowania do wielkości firmy, systemy motywacyjne, zakresy obowiązków i dopasowanie umów do przepisów prawa  

- sprzedaż – analiza zarządzania i planowania, struktura działu i analiza kompetencji w ujęciu centrali oraz sklepów, procesy i narzędzia sprzedażowe, systemy motywacyjne działu,

- marketing – analiza dopasowania działań marketingowych i narzędzi do celów firmy, weryfikacja narzędzi i kanałów marketingowych,

- gospodarka magazynowa

- procesy – zidentyfikowaliśmy główne procesy firmowe

Wynik analizy:

Po 2 miesiącach prac przedstawiliśmy klientowi wynik analiz obszarów przeprowadzanych przez naszych ekspertów w postaci raportu z rekomendacjami działań.

Finanse: wykryliśmy sporą niezgodność między systemem sprzedażowym a danymi księgowymi. Pracownicy klienta nie potrafili korzystać w pełni z systemu, który generował dodatkowo błędne zestawienia. Dane finansowe do właścicieli trafiały z różnych źródeł i różniły się znacząco od miejsca pochodzenia.  Firma planowała intuicyjnie swoją płynność, co w sezonowych pikach przekładało się na to, że sklepy nie były w pełni zatowarowane. Zaopatrzenie firmy w ograniczonej formie współpracuje z działem sprzedaży i nie opiera się na założeniach finansowych, planując zakupy.  

Informacje zarządcze trafiały wyrywkowo do zarządu firmy, jednak nie miały one odniesienia do całości wyników, przez co firma zajmowała się bieżącymi sprawami, które trafiały na agendę, a nie najistotniejszymi, kluczowymi dla biznesu.

W obszarze podatków firma opierała się o pasywną strategię podatkową, nigdy nie skorzystała z pomocy doradcy podatkowego, który zoptymalizował strategię podatkową.

Obszar HR – klient przez lata wzrostu nie dopasował swojej firmy do tak dużej struktury osobowej i obrotów. W firmie funkcjonowały liczne multifunkcyjne stanowiska czasami wykluczające się kompetencyjnie, przykładowo jedna osoba zarządzała magazynem i odpowiadała za sprzedaż danej grupy asortymentowej i wspierała działania promocyjne. Zakresy obowiązków niezmieniane przez lata nie odpowiadały obecnie wykonywanym zadaniom. Chaos organizacyjny pogłębiał fakt, że w firmie praktycznie nie występowała struktura organizacyjna. Wszystkie problemy trafiały do członków zarządu, przez co następował paraliż informacyjny i decyzyjny. 

Obszar sprzedaży i procesów - brak jasno zdefiniowanej osoby zarządzającą sprzedażą w całej firmie, plany sprzedażowe definiowane na płaszczyźnie sklepów nie przekładały się na globalną strategię sprzedażową, plany tworzone były globalnie bez uwzględniania rozbicia na asortyment.

Sprzedawcy nie przechodzili w ostatnich latach żadnych szkoleń sprzedażowych (ani wewnętrznych, ani zewnętrznych). Kierownicy sklepów mieli ograniczony dostęp do raportów firmowych, przez co nie mieli danych, które mogli przekładać na codzienne decyzje (np. dostęp do nierotujących towarów).

Ze względu na paraliż informacyjny często nie były podejmowane działania promocyjne, przez co sezonowy towar zalegał w sklepach i magazynie czekając na kolejny sezon, w którym już jednak nikt nie chciał go kupować ze względu na zmianę mody.

Firma nie miała zdefiniowanych procesów sprzedażowych i im pokrewnych procesów zaopatrzeniowych, przez co każdy sklep wypracował sobie własny nieformalny proces. 

Marketing – analiza konkurencji wykazała, że w ostatnich 3 latach dynamicznie wzrosła sprzedaż poprzez kanał e-commerce. Konkurencyjne firmy generowały 20% przychodu z kanałów internetowych, gdy nasz klient generował przez e-commerce zaledwie 0,5% całości obrotu.

Firma nie posiadała zaawansowanych kompetencji marketingowych, działania marketingowe ograniczały się jedynie do utrzymywania systematycznie komunikacji w social mediach.

Firma nie korzystała z usług agencji marketingowej ani ekspertów od marketingu w wybranych obszarach a sklep internetowy generuje straty.

Zarządzanie i strategia firmy – klient nie posiada zdefiniowanej strategii firmy, cele nie są wyznaczone, a decyzje podejmowane są ad hoc, firma nie budżetuje, jedyne co występuje to ogólne planowanie sprzedaży poszczególnych sklepów. Dwuosobowy zarząd nie posiada podziału kompetencyjnego, dodatkowo trafiają do decyzji podstawowe sprawy   

Prace projektowe

Po przeprowadzonej analizie i przedstawieniu raportu zaczęliśmy prace projektowe w obszarze:

Zarządzanie i strategia

- w ramach warsztatów HR wypracowaliśmy strukturę organizacyjną dopasowaną do wielkości firmy

- określiliśmy zakresy obowiązków i dopasowaliśmy do nich komunikacje w firmie

- zarząd uzyskał moce przerobowe, które wykorzystuje na projekty rozwojowe i rzeczywistą pracę zarządczą opartą o system narzędzi do analizy zarządczej. Kadra managerska uzyskała kompetencje zarządcze umożliwiające jej podejmowanie niektórych decyzji bez konieczności angażowania zarządu w sprawy operacyjne

- z zarządem i kadrą kierowniczą wypracowaliśmy 3-letnią strategię firmy i plan wdrażania zmian   

Kontroling finansowy i zarządzanie finansami

- stworzyliśmy zewnętrzny dział kontrolingu finansowego i wdrożyliśmy budżetowanie

- zweryfikowaliśmy i uporządkowaliśmy narzędzia zarządcze firmy – z dostawcą systemu wprowadziliśmy zmiany pozwalające generować lepsze raporty, uporządkowaliśmy bazę danych, eliminując nieaktywne indeksy i łącząc błędnie zduplikowane indeksy

- stworzyliśmy system raportów zarządczych dla zarządu, kadry managerskiej i kierowników sklepów

Sprzedaż i marketing

-  przeprowadziliśmy serię szkoleń sprzedażowych

- zdefiniowaliśmy procesy sprzedażowe i przeprowadziliśmy cykl warsztatów informacyjnych dotyczących procesów i procedur

- klient wdrożył nowy bardziej transparentny system motywacyjny dla sprzedaży

- firma zatrudniła dyrektora sprzedaży, którego pomogliśmy zrekrutować oraz wdrożyć w pracę w organizacji

- przy pomocy naszych ekspertów uruchomiliśmy na nowo kanał e-commerce, który koordynujemy pod kątem marketingu szkoląc jednocześnie zespół klienta w tym obszarze   

Uzyskane wymierne efekty:

Z firmą współpracujemy kolejny rok oto kilka wspólnych sukcesów, które udało nam się osiągnąć:  

• Dopasowanie struktury organizacyjnej do potrzeb rozwoju firmy – wzrost efektywności i przewidywalności biznesu
• 4-krotny wzrost przychodów z kanału e-commerce
• 32% wzrost sprzedaży stacjonarnej i wyższy o 12% poziom uzyskanej marży
• Nowy system motywacyjny – korzystniejszy i bardziej transparentny system motywacyjny uniezależniający premie sprzedażowe od inflacyjnych wzrostów sprzedaży, dodatkowo zmniejszenie o 36% strat wynikających z kradzieży produktów w sklepach
• 236 tys. zł rocznie oszczędności z tytułu zmian w podatkowych
• 52% zmniejszenie towarów nierotujących
• Wypracowanie transparentnej strategii firmy, strategii sprzedażowej i marketingowej
• Oparcie działań firmy o roczny budżet z narzędziem do planowania płynności finansowej

Jeśli reprezentujesz firmę handlową i jesteś ciekawy, w jaki sposób możemy zoptymalizować Twoją firmę i dopasować ją do bieżących wyzwań rynkowych nasi eksperci z chęcią przeprowadzą z Tobą wstępną, darmową konsultację.  W tym celu wypełnij poniższy formularz, wyślij informację mailem lub skontaktuj się z nami telefonicznie.