Produkcyjna

Pod kątem skomplikowania biznesu i procesów zachodzących w firmach branża produkcyjna niesie za sobą największe wyzwania. Prezentujemy w poniższym studium przypadku firmę z branży stalowej. Z klientem współpracujemy od 2 lat, w tym czasie w ramach projektu udało nam się osiągnąć:

• Pomogliśmy uzyskać dofinansowanie około 1 mln zł na zwiększenie eksportu
• Podnieśliśmy rentowność produkcji o 7% dzięki systemowi motywacyjnemu, usprawnieniu procesów produkcyjnych oraz bardziej przejrzystemu sposobowi kalkulacji
• Wprowadziliśmy system raportów zarządczych dotyczących rentowności produktów, płynności finansowej
• Uzyskaliśmy o 35% wzrost zapytań ofertowych dzięki rebrandingowi firmy oraz działaniom digital marketingowym

Opis klienta

Klient: branża produkcyjna (stalowa), wielopokoleniowa firma rodzinna, roczny obrót powyżej 50 mln zł, zatrudnienie: 78 osób.

Firma rozwinęła się dynamicznie w ostatnich latach, podwajając obroty, wychodząc z nowymi produktami na rynki zagraniczne. Dynamiczny rozwój znacznie poprawił wyniki, jednak zachwiał znacząco płynność finansową firmy. Firma przed laty wdrożyła system ERP, jednak w wielu obszarach przedsiębiorstwa funkcjonował on jedynie czysto teoretycznie.

Główne problemy, z którymi firma zgłosiła się do nas:

- brak informacji zarządczej, dane, które spływały do zarządu z księgowości, produkcji i zaopatrzenia były niespójne i pełne błędów

- firma nie planowała płynności finansowej, a wzrost produkcji w toku powodował sytuację gdy dostawy materiałów były blokowane przez dostawców

- firma nie znała pełnej rentowności swoich produktów

- kalkulacje i kalkulacje powykonawcze były tworzone odrębnymi metodologiami i nie uwzględniały pełnej rentowności w różnych progach marż

- mimo że firma pozyskiwała coraz więcej zleceń miała wizerunek firmy z poprzedniej epoki  

- w firmie panował chaos kompetencyjny i występował przez to szereg konfliktów, co skutkowało dużą rotacją pracowników szczególnie w obszarze administracji.  

- stany magazynowe nie odpowiadały rzeczywistości

Analiza potencjału rozwoju:

Współpracę rozpoczęliśmy od gruntownej analizy firmy, skupiając się na obszarach:

- finansowym uwzględniając analizę systemu ERP

- procesy produkcyjne

- analiza HR

- sprzedaż i marketing w tym analiza konkurencji 

- analiza zaopatrzenia

- analiza gospodarki magazynowej

Wynik analizy:

W analizie uczestniczyło 7 ekspertów, a sam projekt trwał 6 tygodni. Na koniec przedstawiliśmy właścicielom w formie warsztatu nasze wnioski poaudytowe oraz nasze rekomendacje wdrożeniowe.

Finanse i system ERP: stwierdziliśmy znaczącą różnicę w danych w systemie między modułami, poziom raportów dostarczanych z systemu był bardzo ubogi. Po części wynikało to z małej świadomości pracowników na temat systemu i zasad pracy z systemem oraz z błędów wdrożeniowych. Sugerowana przez właścicieli potrzeba zmiany systemu informatycznego okazała się niepotrzebna na tym etapie. Odbyliśmy spotkanie z dostawcą systemu i okazało się, że funkcjonalności, które firma zgłaszała jako potrzebne, były dostępne w systemie, który posiadali wcześniej.

Zarząd nie posiadał podstawowych analiz do podejmowania decyzji, mimo że te informacje były w systemie. Firma opracowywała rocznie kilka prototypów, jednak nigdy nie korzystała z ulgi badawczo-rozwojowej, przez co w ostatnich latach zapłaciła zdecydowanie za duże podatki.

Klient nie budżetował, bazował jedynie na danych historycznych, które trafiały do ścisłego managementu z 2-miesięcznym opóźnieniem.

Procesy produkcyjne: w firmie dominowała improwizacja procesowa, stwierdziliśmy z tego powodu – przekłamania w danych w systemie dotyczące czasów pracy pracowników produkcyjnych i nieścisłości w wydaniach materiałów. Brak niewielkich inwestycji w udzwigowienie i oprzyrządowanie powodował niepotrzebne straty godzin pracowniczych na obracanie elementów spawanych. Dodatkowo zdiagnozowaliśmy kilka uchybień w zakresie BHP. 

Obszar HR – klient w ostatnich latach podwoił swoje obroty, znacząco zwiększył zatrudnienie, nie wprowadził jednak ani jednej zmiany w strukturze organizacyjnej, pracownicy przechodzili z działu do działu, obejmowali nowe obszary zadań jednak większość z nich, nie miała zdefiniowanych zakresów obowiązków lub miała je w bardzo ogólnej formie. Zakresy obowiązków miały więc charakter umowny, czyli taki jak rozumiał je pracownik.

Obszar sprzedaży i marketingu – firma nie miała zdefiniowanych procesów sprzedażowych jak i całego modułu CRM w systemie. Procesy sprzedażowe nie były śledzone (czasy poszczególnych etapów), proces kalkulacji ceny był nieprzejrzysty.

W obszarze marketingu przeanalizowaliśmy działania konkurencji polskiej i zagranicznej i stwierdziliśmy, że klient znacząco odstaje od standardów rynkowych. Wykazaliśmy nadużycia w ramach obecnej współpracy z agencją marketingową (agencja nie przekazała  dostępów do google analytics i search console). Firma znacząco odbiegała od standardów wizerunkowych konkurencji. 

Prace projektowe

Po przedstawieniu rekomendacji zaczęliśmy szereg projektów w audytowanych obszarach.

Finanse:

W obszarze finansów firma skorzystała ze stałego wsparcia zewnętrznego dyrektora finansowego, który koordynował prace związane ze zmianami systemu ERP, zmianą procesów księgowych, koordynował wdrożenie działu kontrolingu finansowego w firmie. Na czas zostały dostarczone pierwsze raporty zarządcze. Nowy rok skutkował radykalną przebudową planu kont w systemie, aby uzyskać bardziej przejrzyste dane analityczne.

Po równoległym uporządkowaniu gospodarki magazynowej firma mogła stworzyć pierwszy raz miarodajny plan płynności finansowej, na którego bazie firma zwiększyła kredyt obrotowy oraz w przypadku kluczowego klienta zastosowała mechanizm faktoringu, by zabezpieczyć płynność finansową. Za zaległe okresy klient uzyskał oszczędność 1,3 mln zł podatków poprzez zastosowanie ulgi badawczo-rozwojowej.

Znaczne korzyści finansowe uzyskała firma dzięki zoptymalizowaniu kosztów energii elektrycznej i gazu. Równolegle firma pozyskała dofinansowanie swoich działań eksportowych w wysokości około 1 mln zł przy dofinansowaniu 85%.

Sprzedaż i marketing

Klient przeprowadził całkowity rebranding swojej firmy, poczynając od logotypu, na nowej stronie internetowej kończąc. Poprzez działania SEO i kampanie google ads do klienta spłynęło 35% więcej zapytań ofertowych.  

HR

Wspólnie z klientem zdefiniowaliśmy na nowo strukturę organizacyjną firmy i dopasowaliśmy ją do rozwoju przedsiębiorstwa.

Wdrożyliśmy pod okiem naszego eksperta procesy HR w obrębie firmy, zainicjowaliśmy zapewnienie pakietu szkoleniowy dla całego zespołu. 

Stworzyliśmy koncepcję i wdrożyliśmy system motywacyjny dla pracowników produkcji i pracowników administracyjnych.

Uzyskane wymierne efekty:

• Podnieśliśmy rentowność produkcji o 7% dzięki systemowi motywacyjnemu, usprawnieniu procesów produkcyjnych oraz bardziej przejrzystemu sposobowi kalkulacji
• Pomogliśmy uzyskać dofinansowanie około 1 mln zł na zwiększenie eksportu
• Wprowadziliśmy system raportów zarządczych dotyczących rentowności produktów, płynności finansowej
• Uzyskaliśmy o 35% wzrost zapytań ofertowych dzięki rebrandingowi firmy oraz działaniom digital marketingowym
• Ulga badawczo-rozwojowa pozwoliła klientowi zapłacić mniejszy podatek o 1,3 mln zł.
• Zmniejszyliśmy rotacje pracowników o 25%

Jeśli reprezentujesz firmę produkcyjną i mierzysz się z wyzwaniami branżowymi, skorzystaj z darmowej konsultacji, byśmy mogli przeanalizować, jak możemy Ci pomóc. Skorzystaj z formularza kontaktowego, skontaktuj się mailowo, pisząc na adres vnav@vnav.pl lub zadzwoń pod numer 501 248 867