Narzędzia biznesowe | Venture Navigator

Nrzędzia biznesowe

Chcesz wdrożyć system informatyczny w Twojej firmie? Jest to Twój pierwszy system lub chcesz zmienić stare rozwiązanie, bo nie spełnia Twoich oczekiwań. Jak je wybrać? Samych systemów ERP, których jest ponad 200 w tym około 50 to najpopularniejsze rozwiązania. Nie zadawaj sobie jednak tych pytań na samym początku.

Narzędzia są mostem między wizją, a rzeczywistością biznesową.

Peter Drucker

Nasi eksperci widzą na co dzień, pracując z klientami szerokie spektrum systemów informatycznych. Uczestniczyliśmy zespołowo w kilkunastu wdrożeniach systemów informatycznych czy platform wspomagających działanie systemów.

Z naszego doświadczenia kluczowe jest klarowne zrozumienie celu zmian i stworzenie procesu przygotowania firmy do wdrożenia zmian w narzędziach do zarządzania przedsiębiorstwem. I ten obszar jest najczęściej pomijany:

- określenie celów

- określenie słabych stron, które ma system pomóc usprawnić

- określenie obszarów, w których firmie zmiany będą dotyczyć

Ten etap jest wyjątkowo trudny, bo firmie jest ciężko opracować usystematyzowany obraz podsumowujący powyższe punkty. Wielokrotnie widzieliśmy te materiały, które bardziej przypominają listę marzeń niż obiektywny raport. Taka lista życzeń to wymarzony prezent dla działów sprzedaży systemów informatycznych, bo obiecać można wszystko na tym etapie.

Z naszego doświadczenia wiemy, że jest jeszcze jeden etap poprzedzający określenie celów.

Firma powinna odpowiedzieć sobie na pytania:

- czy jest w stanie w ogóle wdrożyć system na tym etapie rozwoju?

- na ile ma zdefiniowane procesy a na ile może je definiować dopiero na etapie wdrożenia?

- czy firmę stać finansowo na wdrożenie systemu patrząc nie tylko na zakup licencji, ale na obsługę, rozwój narzędzi?

Wielokrotnie widzieliśmy systemy wdrożone za kilkaset tysięcy złotych do kilku milionów, które po kilku latach pokazywały, że firma jest w punkcie wyjścia przed wdrożeniem.

Winny? System – złe narzędzie. A prawda leży w braku przygotowania do wdrożenia.

Z naszego doświadczenia jest bardzo mało złych narzędzi, są jednak źle wdrożone narzędzia i brak przygotowania do ich wdrożenia. Trudno też oczekiwać, że firma ma takie doświadczenie, gdy wdraża w fazie dynamicznego rozwoju swój pierwszy system.

Dlatego pomoc w wyborze narzędzia to ostatnia z faz tego procesu. Widzieliśmy szereg rozwiązań i jak funkcjonują w praktyce oraz mamy relacje z rzetelnymi partnerami zajmującymi się ich wdrażaniem. Jesteśmy jednak w stanie pomóc w pierwszych fazach tego trudnego procesu, by zminimalizować ryzyko związane z wdrożeniem.

Należy pamiętać, że każda firma jest unikalna, dlatego kluczowe jest dobranie odpowiedniego systemu informatycznego oraz dostawcy, który najlepiej odpowiada na indywidualne potrzeby i wymagania przedsiębiorstwa.

Oto lista systemów w pracy, z którymi posiadamy doświadczenie:

STREAMSOFT https://www.streamsoft.pl/

COMARCH https://www.comarch.pl/erp/comarch-optima/

ENOVA https://www.enova.pl/

Dynamics 365 Business Central https://dynamics.microsoft.com/pl-pl/nav-overview/

IFS https://www.ifs.com/

SYMFONIA https://symfonia.pl/erp

HERMES https://humansoft.pl/

SAP https://www.sap.com/poland/

ASSECO https://assecobs.pl/erp

BPSC https://www.bpsc.com.pl/

PC MARKET https://www.insoft.com.pl/pc-market

HIPERMARKET https://netis.pl/

POWER BI https://powerbi.microsoft.com/pl-pl/

Odpowiednie przygotowanie do wdrożenia systemów informatycznych to kluczowy etap zapewniający pomyślne i efektywne wdrożenie. Należy wziąć pod uwagę kilka kluczowych kroków: Określenie celów wdrożenia: Zidentyfikuj, co chcesz osiągnąć dzięki nowemu systemowi. Czy celem jest zwiększenie efektywności, optymalizacja procesów czy poprawa zarządzania danymi? Jasne cele ułatwią późniejszy wybór odpowiedniego systemu. Analiza słabych stron: Dokładnie przeanalizuj obecne problemy w firmie, które system ma rozwiązać. Zrozumienie tych słabych stron pozwoli na dopasowanie odpowiedniego systemu, który je usprawni. Wytyczenie obszarów zmian: Zidentyfikuj obszary w firmie, które będą podlegać zmianom w związku z wdrożeniem systemu. To pomoże skupić się na najważniejszych aspektach.

Wybór odpowiedniego systemu jest kluczowy dla sukcesu wdrożenia. Przed dokonaniem wyboru należy przeprowadzić gruntowną analizę potrzeb firmy i porównać dostępne rozwiązania. Warto zadać sobie pytania takie jak: Czy system jest wystarczająco skalowalny? Czy obsługuje naszą branżę i specyficzne wymagania? Jakie referencje ma dostawca? Czy oferuje wsparcie techniczne?

Wdrożenie systemu powinno być skrupulatnie zaplanowane i podzielone na etapy. Ważne jest również zapewnienie wsparcia i szkoleń dla pracowników, którzy będą korzystać z nowego systemu. Pamiętaj o testowaniu systemu przed pełnym wdrożeniem, aby uniknąć problemów w trakcie działania. Dowiedz się najlepiej od firm, które rekomendowały wdrożenie danego systemu jak u nich wyglądał ten etap i jak się do niego przygotować.

Wdrażanie systemów informatycznych może być skomplikowanym procesem, który niesie za sobą pewne ryzyko błędów. Niektóre z nich to:- Brak jasno określonych celów wdrożenia. - Niedostateczne zaangażowanie i szkolenie personelu. - Nieodpowiedni wybór systemu, nieadekwatnego do potrzeb firmy. - Zbyt pochopne wdrożenie bez odpowiedniego testowania i przygotowania.

Umowa z dostawcą systemu powinna być starannie skonstruowana, uwzględniając kluczowe aspekty, takie jak: zakres usług, wsparcie techniczne, odpowiedzialność za ewentualne błędy czy koszty dodatkowe. Co kluczowe płatność powinna być podzielona na etapy a każdy etap, powinien być świadomie przez firmę odebrany, by zwolnić transzę płatności. Wielokrotnie widzieliśmy, uczestnicząc w projektach po wdrożeniu, że firma zapłaciła 100% za niedziałający system. Istotne jest, by na początku negocjować warunki współpracy po wdrożeniowej.

Oprócz zakupu licencji i kosztów wdrożenia należy uwzględnić dodatkowe koszty, takie jak:- Infrastruktura IT: Może być konieczne dostosowanie infrastruktury firmy do nowego systemu. - Koszty rozwojowe: Systemy informatyczne wymagają okresowych aktualizacji i rozwoju. - Koszt personelu: Należy wziąć pod uwagę koszty szkoleń i czas poświęcony na naukę obsługi nowego systemu przez pracowników. - Koszty aktualizacji oprogramowania

Wdrożenie systemu informatycznego może przynieść wiele korzyści, takich jak:Zwiększenie efektywności i produktywności firmy. Optymalizacja procesów biznesowych. Poprawa jakości zarządzania danymi i raportowania. Lepsza kontrola nad zasobami firmy. Jakie są doświadczenia innych firm z wdrożeniem tego systemu ERP? Warto zbadać opinie i doświadczenia innych firm, które już przeprowadziły wdrożenie tego samego systemu ERP. Można skorzystać z referencji dostawcy lub skontaktować się bezpośrednio z innymi przedsiębiorstwami, aby dowiedzieć się o ich doświadczeniach i ewentualnych wyzwaniach, z jakimi się zetknęły.

Przejście z jednego systemu na drugi może być skomplikowane, szczególnie jeśli systemy są znacząco różne. Wymaga to odpowiedniego planowania, szkoleń dla personelu i testowania, aby uniknąć zakłóceń w funkcjonowaniu firmy. Firma powinna dodatkowo przeprowadzić analizę na ile poprzedni system nie odpowiadał potrzebom firmy a na ile był źle wdrożony.

Koszt systemu informatycznego może być zróżnicowany i zależy od wielu czynników, takich jak: wielkość firmy, zakres funkcji, dostawca, dodatkowe usługi i wsparcie. Warto przed rozpoczęciem wdrożenia dokładnie oszacować koszty, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek. Szczególnie istotne są koszty, których na początku nie widać. Z naszego doświadczenia koszt wdrożenia i licencji należy pomnożyć przez 2, by uzyskać orientacyjny koszt systemu.

Wdrożenie systemu informatycznego może pomóc rozwiązać wiele problemów i wyzwań, takich jak:- Brak integracji między działami. - Niska efektywność i wydajność pracy. - Trudności w zarządzaniu danymi i raportowaniu. - Zgodność danych we wszystkich działach.

Na etapie wdrożenia określ jak zmiany w procesach, obciążą pracowników i które elementy tych procesów można zautomatyzować.

W wyborze odpowiedniego systemu ERP warto skupić się na funkcjonalności i modułach, które są kluczowe dla naszej branży. Przykłady to moduły do zarządzania magazynem, planowania produkcji, obsługi zamówień klientów czy analizy danych sprzedażowych. Ważne jest, aby system dostarczał narzędzi, które będą idealnie dopasowane do specyfiki działalności naszej firmy.

Tak, różne branże mają swoje specyficzne wymagania, które muszą być uwzględnione przez system ERP. Przykłady to wymogi dotyczące przepisów regulacyjnych, unikalne procesy produkcyjne czy specjalne wskaźniki wydajności kluczowe dla danej branży. Ważne jest, aby dostawca systemu posiadał doświadczenie w obszarze naszej branży i oferował odpowiednie rozwiązania. W bardziej popularnych systemach dużo zależy od firmy wdrożeniowej. Jeśli firma posiada doświadczenie w Twojej branży, łatwiej będzie jej wskazać kluczowe punkty potrzebne do sprawnego działania systemu w Twojej niszy. Kolejny raz ta sama podpowiedź: spytaj o referencje dla Twojej branży i skorzystaj z okazji, by skontaktować się z 2 firmami, które rekomendują dostawcę.

Szkolenie personelu jest niezwykle istotnym elementem sukcesu wdrożenia systemu ERP. Upewnijmy się, że pracownicy otrzymają odpowiednie szkolenia, które pozwolą im na efektywne korzystanie z nowego narzędzia. Dostawca systemu lub firma doradcza może pomóc w zaplanowaniu i przeprowadzeniu szkoleń. Podpowiedź: negocjuj ilość dni szkoleniowych już na początku rozmów.

Wdrożenie systemu ERP wiąże się z pewnymi ryzykami, takimi jak:Przestoje w działaniu firmy w trakcie migracji danych i szkoleń. Problemy z integracją systemu z istniejącą infrastrukturą IT. Możliwość braku dostosowania systemu do specyficznych wymagań firmy. Aby zminimalizować ryzyko, warto przeprowadzić staranne planowanie i testowanie przed pełnym wdrożeniem. Dobrze jest również skorzystać z pomocy ekspertów, którzy posiadają doświadczenie w tego typu projektach i potrafią odpowiednio zidentyfikować oraz zarządzać potencjalnymi zagrożeniami.

Na skróty

Nawigacja

Napisz do nas!

Szybki kontakt

nasza ofertaNasza oferta

Wybierz jeden z trzech najczęściej wybieranych kierunków współpracy przez naszych klientów lub skontaktuj się z nami byśmy dopasowali optymalne rozwiązanie dla Ciebie. Umów się na bezpłatną konsultację: telefonicznie pod numerem 577 672 780, mailowo vnav@vnav.pl lub wypełnij formularz zgłoszeniowy.