Zarządzanie zgodnością — compliance
Seria bezpieczna firma część 5
Compliance brzmi groźnie i kojarzy się z korporacjami, jednak zarządzanie zgodnością znacznie ogranicza ryzyko firm, więc coraz więcej z nich korzysta z doświadczeń dużych.
Czym jest compliance? Firmy muszą dostosowywać się do stale zmieniających się regulacji prawnych. Obejmuje to między innymi przepisy:
– prawa podatkowego
– specyficznych wymogów branżowych
– ochrony danych osobowych (np. RODO)
Systematyczne monitorowanie zmian w przepisach i dostosowywanie działań biznesowych jest kluczowe, aby uniknąć wysokich kar i strat reputacyjnych.
Duże firmy posiadają własne działy compliance w mniejszych firmach za obszar zgodności mogą odpowiadać:
- Prawnicy wewnętrzni lub zewnętrzni: Specjaliści z zakresu prawa, którzy mogą doradzać w kwestiach zgodności z przepisami oraz pomagać w opracowywaniu i wdrażaniu odpowiednich procedur.
- Specjaliści ds. zarządzania ryzykiem: Osoby z doświadczeniem w identyfikacji i ocenie ryzyk operacyjnych, które mogą wspierać firmę w tworzeniu strategii minimalizujących potencjalne zagrożenia.
- Konsultanci zewnętrzni: Firmy doradcze oferujące usługi w zakresie compliance, które mogą dostarczyć wiedzę ekspercką oraz pomóc w implementacji systemów zarządzania zgodnością.
- Audytorzy wewnętrzni: Profesjonaliści odpowiedzialni za przeprowadzanie audytów wewnętrznych, oceniających zgodność działań firmy z obowiązującymi przepisami i standardami.
- Doradcy podatkowi – wyspecjalizowani eksperci ds. prawa podatkowego
- Specjaliści ds. zasobów ludzkich (HR): Mogą wspierać procesy szkoleniowe oraz monitorować przestrzeganie polityk i procedur wewnętrznych przez pracowników.
- Menedżerowie operacyjni: Osoby zarządzające codziennymi procesami, które mogą integrować zasady compliance w operacjach firmy.
Oto lista obszarów kluczowych dla zarządzania zgodnością:
Prawo podatkowe
Bieżące dostosowanie się do zmian w przepisach podatkowych, w tym VAT, CIT, PIT, aby uniknąć sankcji skarbowych.
Przykład: Monitorowanie nowych ulg podatkowych i przepisów dotyczących obowiązków sprawozdawczych.
Prawo pracy
Zgodność z przepisami dotyczącymi zatrudnienia, w tym umowy o pracę, czas pracy, wynagrodzenie i BHP.
Przykład: Aktualizowanie regulaminu pracy zgodnie z najnowszymi zmianami w kodeksie pracy.
Prawo ochrony konkurencji i konsumentów
Przestrzeganie zasad konkurencji i ochrony interesów konsumentów, aby unikać kar nałożonych przez UOKiK.
Przykład: Unikanie praktyk monopolistycznych i zapewnianie rzetelnych informacji w reklamach.
Wymogi rachunkowe
Przestrzeganie standardów rachunkowości oraz dostosowanie się do wymogów sprawozdawczości finansowej.
Przykład: Sporządzanie sprawozdań finansowych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (MSSF).
Prawo własności intelektualnej
Ochrona własności intelektualnej firmy, w tym patenty, znaki towarowe i prawa autorskie.
Przykład: Rejestracja znaków towarowych oraz monitorowanie naruszeń.
Prawo dotyczące reklamy i marketingu
Zgodność z przepisami dotyczącymi treści reklamowych, aby unikać nieuczciwych praktyk reklamowych.
Przykład: Zapewnienie, że kampanie reklamowe nie wprowadzają konsumentów w błąd.
Przepisy dotyczące ochrony zdrowia i bezpieczeństwa (BHP)
Zapewnienie zgodności z regulacjami dotyczącymi bezpieczeństwa pracy, w tym wyposażenie stanowisk pracy w odpowiednie środki ochrony.
Przykład: Regularne kontrole BHP i aktualizowanie instrukcji.
Przestrzeganie regulacji branżowych
Każda branża może podlegać specyficznym regulacjom, które należy śledzić i dostosowywać do działalności. Przykład: W branży farmaceutycznej monitorowanie zmian w przepisach dotyczących rejestracji nowych leków.
Audyt wewnętrzny
Systematyczne przeprowadzanie audytów wewnętrznych w celu oceny zgodności z przepisami i procedurami wewnętrznymi.
Przykład: Audyt zgodności finansowej i przestrzegania procedur antykorupcyjnych.
Ochrona konsumenta (m.in. gwarancje i reklamacje)
Przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony praw konsumentów w zakresie gwarancji, reklamacji i zwrotów.
Przykład: Zapewnienie, że polityka zwrotów jest zgodna z przepisami ustawy o prawach konsumenta.
Współpraca z organami nadzoru
Firmy muszą być przygotowane do współpracy z różnymi organami nadzoru i kontroli, takimi jak inspekcja pracy, sanepid czy NBP.
Przykład: Przygotowanie dokumentacji na wypadek kontroli przez Urząd Skarbowy.
Regulacje dotyczące ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa
Zabezpieczenie tajemnic handlowych oraz umów o poufności (NDA) z pracownikami i kontrahentami.
Przykład: Wdrażanie procedur chroniących know-how przed nieuprawnionym ujawnieniem.
Ochrona danych osobowych (RODO)
Zapewnienie, że dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami RODO, w tym zasady zbierania, przechowywania, przetwarzania i usuwania danych.
Przykład: Regularne audyty polityki prywatności i przetwarzania danych.
Jeżeli któryś z tych obszarów wymaga optymalizacji, dopasujemy właściwych ekspertów, by Cię w nim wsparli. Kontakt: vnav@vnav.pl
