Analiza finansowa firmy – jak ocenić kondycję i podejmować lepsze decyzje

Jak przeprowadzić analizę finansową firmy krok po kroku?

Nie istnieje jedna uniwersalna kolejność dla każdego przedsiębiorstwa, ale w większości firm warto przejść przez kilka podstawowych obszarów.

1. Sprawdź trend przychodów i wyniku

Na początku trzeba zobaczyć, jak zmieniają się przychody, marża, EBITDA lub wynik operacyjny i wynik netto. Sama wartość za jeden miesiąc mówi niewiele. Znacznie ważniejszy jest trend oraz porównanie:

• miesiąc do miesiąca,

• rok do roku,

• wykonanie do budżetu,

• wykonanie do aktualnego forecastu.

Wzrost sprzedaży nie zawsze poprawia sytuację firmy. Jeżeli jednocześnie rosną rabaty, koszty dostaw, reklamacje albo udział produktów o niskiej marży, wynik może się pogarszać mimo większego obrotu.

Analiza powinna więc od razu przejść od pytania „ile sprzedaliśmy?” do pytania „ile na tej sprzedaży rzeczywiście zarobiliśmy?”.

2. Przeanalizuj marżę i rentowność

Średnia marża całej firmy często ukrywa najważniejsze problemy.

Jeżeli to możliwe, warto analizować rentowność na kilku poziomach:

• produktów i grup produktowych,

• klientów,

• handlowców,

• kanałów sprzedaży,

• projektów,

• oddziałów lub sklepów,

• transakcji.

W jednym z modeli raportowych rozwijanych w ramach projektów finansowo-analitycznych potrzebne było zejście z wyniku całej firmy do rentowności per sklep, linia sprzedażowa i pojedyncza transakcja. Dopiero taka granularność pozwala zobaczyć, że dwa obszary o podobnej sprzedaży mogą mieć zupełnie inną ekonomię.

Jeżeli problemem jest przede wszystkim marża i opłacalność biznesu, analizę warto pogłębić w ramach zarządzania rentownością firmy.

3. Sprawdź płynność i realny przepływ gotówki

Zysk i gotówka to nie to samo.

Firma może wykazywać dobry wynik, a jednocześnie mieć trudność z regulowaniem bieżących zobowiązań. Przyczyną mogą być rosnące należności, nadmierny zapas, długie terminy płatności, inwestycje albo sposób finansowania rozwoju.

Dlatego analiza finansowa powinna odpowiedzieć na pytania:

• czy działalność operacyjna generuje gotówkę,

• jak długo firma czeka na pieniądze od klientów,

• jak szybko reguluje zobowiązania wobec dostawców,

• ile kapitału jest zamrożone w zapasach,

• jakie wydatki inwestycyjne czekają firmę w najbliższych miesiącach,

• czy istnieje ryzyko luki gotówkowej.

Jeżeli analiza pokazuje, że głównym problemem nie jest zysk, ale gotówka, kolejnym krokiem powinna być pogłębiona analiza płynności finansowej i cash flow.

4. Oceń kapitał obrotowy

W wielu rosnących firmach największe napięcie finansowe nie powstaje w rachunku wyników, ale w kapitale obrotowym.

Sprzedaż rośnie, lecz wraz z nią rosną należności i zapasy. Firma musi sfinansować większą skalę działalności zanim otrzyma pieniądze od klientów. Jeżeli wzrost nie jest kontrolowany, coraz większa część gotówki zostaje uwięziona w bieżącym biznesie.

W analizie warto więc sprawdzić:

• rotację należności,

• rotację zapasów,

• rotację zobowiązań,

• cykl konwersji gotówki,

• wartość przeterminowanych należności,

• strukturę zapasu wolno rotującego.

Samo stwierdzenie, że „firma jest rentowna”, nie wystarcza, jeśli jej wzrost wymaga coraz większego finansowania zewnętrznego.

5. Oceń zadłużenie i zdolność do obsługi finansowania

Dług nie jest automatycznie problemem. Może finansować inwestycje, rozwój, zapasy lub przejęcia. Problem zaczyna się wtedy, gdy firma nie rozumie wpływu zadłużenia na płynność, koszt finansowania i odporność na gorszy scenariusz.

Analiza finansowa firmy powinna obejmować między innymi:

• strukturę zobowiązań,

• udział finansowania krótko- i długoterminowego,

• koszt długu,

• terminy spłat,

• zdolność do obsługi odsetek i rat,

• wpływ nowych zobowiązań na przyszły cash flow.

Warto też sprawdzić, jak zmieni się sytuacja firmy, jeśli sprzedaż będzie niższa od planu, marża spadnie albo kluczowy klient zacznie płacić później.

6. Zobacz, które koszty naprawdę wpływają na wynik

Cięcie kosztów bez diagnozy jest jednym z najczęstszych błędów w zarządzaniu finansami.

Koszt może być wysoki, ale jednocześnie tworzyć sprzedaż lub zdolność operacyjną. Z drugiej strony część wydatków może rosnąć automatycznie wraz ze skalą działalności, mimo że nie tworzy już proporcjonalnej wartości.

Dlatego koszty warto analizować:

• według ich charakteru,

• według centrów kosztów,

• według działów,

• jako stałe i zmienne,

• w relacji do przychodów,

• w relacji do produktów, klientów lub projektów.

W praktyce dużo większą wartość niż ogólne pytanie „gdzie możemy oszczędzić?” ma pytanie: które koszty rosną szybciej niż wartość, którą tworzą?

7. Porównaj wykonanie z budżetem i forecastem

Analiza historyczna pokazuje, co już się wydarzyło. Zarząd potrzebuje jednak również informacji o tym, co prawdopodobnie wydarzy się dalej.

Dlatego dojrzała analiza finansowa powinna łączyć dane rzeczywiste z:

• budżetem,

• forecastem,

• scenariuszami,

• założeniami sprzedażowymi,

• planami inwestycyjnymi,

• planowanym zatrudnieniem.

Jeżeli wynik różni się od planu, sama informacja o odchyleniu jest niewystarczająca. Trzeba ustalić przyczynę, właściciela odchylenia i jego wpływ na kolejne miesiące.

Więcej o tym podejściu opisujemy w obszarze budżetowania i forecastingu.

Jakie wskaźniki finansowe warto analizować?

Nie istnieje jeden zestaw KPI odpowiedni dla każdej firmy. Wskaźniki powinny wynikać z modelu biznesowego i decyzji, które podejmuje zarząd.

Najczęściej analiza obejmuje kilka grup.

Wskaźniki rentowności

Pomagają ocenić, czy firma generuje wystarczający wynik w relacji do sprzedaży, aktywów lub kapitału. Do najczęściej stosowanych należą między innymi ROS, ROA i ROE.

Same wskaźniki nie rozwiązują jednak problemu. Jeżeli rentowność spada, trzeba zejść do przyczyn: ceny, miksu produktowego, rabatów, kosztów, wolumenu, wykorzystania zasobów albo struktury klientów.

Wskaźniki płynności

Pokazują zdolność firmy do regulowania zobowiązań krótkoterminowych. Powinny być analizowane razem z realnym cash flow oraz strukturą należności i zapasów.

Wskaźniki zadłużenia

Pomagają ocenić poziom finansowania obcego oraz bezpieczeństwo struktury finansowej przedsiębiorstwa. Ich interpretacja zależy jednak od branży, cyklu inwestycyjnego i modelu biznesowego.

Wskaźniki sprawności działania

Pokazują, jak efektywnie firma wykorzystuje aktywa i kapitał obrotowy. Szczególnie ważne są rotacje należności, zapasów i zobowiązań.

Największym błędem jest analizowanie każdego wskaźnika osobno. Właściwy obraz powstaje dopiero wtedy, gdy widzimy zależności. Na przykład pogorszenie płynności może wynikać nie z braku rentowności, lecz z rosnących zapasów albo wolniejszego spływu należności.

Analiza finansowa firmy a audyt finansowy – czym się różnią?

Te pojęcia są często używane zamiennie, ale odpowiadają na inne pytania.

Analiza finansowa firmy służy przede wszystkim ocenie kondycji, efektywności i przyczyn wyniku. Ma pomóc właścicielowi i zarządowi zrozumieć sytuację oraz podejmować decyzje.

Audyt finansowy koncentruje się na weryfikacji określonego obszaru, danych, procesów lub sprawozdawczości. Jego zakres zależy od celu badania.

Jeżeli potrzebujesz niezależnej oceny poprawności, ryzyk lub procesów finansowych, zobacz audyt finansowy firmy.

Jeżeli natomiast pytanie brzmi „co dzieje się z naszą firmą i co powinniśmy zrobić?”, punktem wyjścia jest analiza finansowa.

Dlaczego sam Excel albo dashboard nie wystarcza?

Dobre narzędzie może bardzo przyspieszyć pracę, ale nie zastąpi logiki finansowej.

Problem wielu firm nie polega na tym, że nie mają raportów. Problem polega na tym, że:

• raporty pokazują przeszłość, ale nie wspierają decyzji,

• każdy dział używa innych definicji,

• dane powstają ręcznie i z opóźnieniem,

• wskaźników jest dużo, ale nie wiadomo, które wymagają reakcji,

• trudno zejść z wyniku całej firmy do produktu, klienta lub projektu.

W takim przypadku samo przeniesienie arkusza do Power BI nie rozwiąże problemu.

Najpierw trzeba ustalić, jakie decyzje ma wspierać system, jak liczymy kluczowe miary oraz kto odpowiada za ich interpretację. Dopiero potem warto automatyzować raportowanie i budować Business Intelligence dla firmy.

Jak powinna wyglądać miesięczna analiza finansowa dla zarządu?

Dobra analiza zarządcza nie musi mieć kilkudziesięciu stron. Powinna szybko prowadzić od odchylenia do decyzji.

W praktyce miesięczny przegląd może obejmować:

1. wynik i marżę w porównaniu z planem i poprzednim okresem,

2. najważniejsze odchylenia oraz ich przyczyny,

3. rentowność kluczowych produktów, klientów lub segmentów,

4. cash flow i prognozę gotówki,

5. należności, zobowiązania i zapasy,

6. poziom zadłużenia oraz najbliższe płatności,

7. forecast na kolejne miesiące,

8. trzy do pięciu decyzji wymaganych od zarządu.

To właśnie ostatni punkt odróżnia raport od narzędzia zarządczego.

Jeżeli firma chce wykonywać taki proces cyklicznie, właściwym rozwinięciem jest controlling finansowy: stały rytm raportowania, analizy odchyleń, komentarza zarządczego i decyzji.

Najczęstsze błędy w analizie finansowej

Analizowanie wyłącznie rachunku wyników

Rachunek wyników jest ważny, ale nie pokazuje całej sytuacji. Bez bilansu i przepływów pieniężnych można przeoczyć problemy z należnościami, zapasami, zadłużeniem i gotówką.

Patrzenie tylko na poziom całej firmy

Wynik całego przedsiębiorstwa może być dodatni, mimo że część produktów, klientów lub projektów niszczy marżę.

Zbyt wiele KPI

Duża liczba wskaźników nie oznacza lepszej kontroli. Jeżeli zarząd nie wie, jakie działanie wynika z danego KPI, wskaźnik jest przede wszystkim informacją, a nie narzędziem decyzyjnym.

Brak jednej definicji danych

Jeżeli dział handlowy, controlling i księgowość inaczej liczą marżę, dyskusja o wyniku zaczyna się od uzgadniania liczb zamiast od decyzji.

Analiza bez właściciela działania

Wniosek „koszty wzrosły” nie zmienia biznesu. Potrzebna jest decyzja: dlaczego wzrosły, czy akceptujemy tę zmianę, kto odpowiada za reakcję i kiedy sprawdzamy efekt.

Kiedy analiza finansowa powinna prowadzić do controllingu albo wsparcia CFO?

Nie każda firma potrzebuje od razu pełnego działu finansowego.

Jeżeli przedsiębiorstwo ma niewielką skalę, proste źródła przychodów i dobrą kontrolę nad gotówką, wystarczający może być dobrze przygotowany miesięczny raport i regularny przegląd właścicielski.

Wsparcie staje się bardziej potrzebne, gdy:

• dane są rozproszone między kilkoma systemami,

• raporty powstają długo i ręcznie,

• zarząd nie zna rzeczywistej rentowności klientów lub produktów,

• firma rośnie szybciej niż jej system raportowania,

• występują duże odchylenia od budżetu,

• płynność staje się trudna do przewidzenia,

• decyzje inwestycyjne wymagają modelowania scenariuszy,

• brakuje osoby odpowiedzialnej za przełożenie danych na decyzje.

W takich sytuacjach analiza finansowa jest początkiem. Kolejnym krokiem może być controlling, uporządkowanie danych, automatyzacja raportowania albo wsparcie zewnętrznego dyrektora finansowego.

Jak zacząć analizę finansową firmy w praktyce?

Najlepiej nie zaczynać od budowy rozbudowanego dashboardu ani od kilkudziesięciu wskaźników.

Na początku warto odpowiedzieć na pięć pytań:

1. Czy wiemy, na czym firma naprawdę zarabia?

2. Czy potrafimy przewidzieć gotówkę na najbliższe miesiące?

3. Czy umiemy wyjaśnić najważniejsze odchylenia wyniku?

4. Czy zarząd otrzymuje dane wystarczająco szybko, aby zareagować?

5. Czy z każdego raportu wynika konkretna decyzja albo działanie?

Jeżeli na kilka z tych pytań odpowiedź brzmi „nie”, firma prawdopodobnie nie potrzebuje kolejnego raportu. Potrzebuje lepszego systemu informacji finansowej.

W VNAV/FNAV zaczynamy od problemów biznesowych i decyzji zarządu, a dopiero potem dobieramy sposób raportowania, controlling, model danych i technologię. Dzięki temu analiza nie kończy się na opisaniu przeszłości, ale staje się punktem wyjścia do poprawy przyszłych wyników.

Jeżeli chcesz sprawdzić, czego brakuje w finansach Twojej firmy i jakie dane powinien regularnie widzieć zarząd, skontaktuj się z Venture Navigator.