Controlling lub kontroling a księgowość — różnice, które warto znać

Jakie są rodzaje rachunkowości

W praktyce najczęściej mówi się o rachunkowości finansowej, rachunkowości zarządczej i rachunkowości podatkowej. Rachunkowość finansowa służy sprawozdawczości i relacjom zewnętrznym, rachunkowość podatkowa pomaga w rozliczeniach z fiskusem, a rachunkowość zarządcza wspiera zarządzanie i planowanie. Controlling jest blisko rachunkowości zarządczej, ale idzie dalej, bo łączy analizę, sterowanie i rekomendowanie działań korygujących.

Co po rachunkowości i controllingu w kontekście usług biura rachunkowego

Po samym uporządkowaniu księgowości kolejnym krokiem zwykle jest controlling, a potem integracja danych w ERP i BI, które wspierają też efektywne planowanie budżetu w kolejnych miesiącach; budżetowanie to także praktyczna metoda pracy wspierająca decyzje. To rozwiązanie ma sens, gdy firma ma już faktur, klientów, przychody i koszty, ale nadal nie widzi, co naprawdę wpływa na wynik, a systemy Business Intelligence dodatkowo automatyzują procesy operacyjnych analiz oraz przygotowaniem raportów zarządczych. W Venture Navigator właśnie w tym miejscu wchodzi controlling: controlling zajmuje nie tylko łączeniem danych, finansów i zarządzania, ale też interpretacją wyników oraz przygotowaniem rekomendacji dla zarządzania, a dobrze dobrany program raportowania dostarcza kadrze zarządzającej rzetelnych danych, raportów zarządczych i komentarzy dopasowanych do potrzeb różnych odbiorców, w tym menedżerów, potrzebnych do podejmowania decyzji, żeby przestać liczyć tylko przeszłość i zacząć sterować przyszłością, wspierając przy tym także planowanie strategiczne. Z takiego podejścia coraz częściej korzystają także firmy MŚP.

Jak działa Venture Navigator

Venture Navigator podchodzi do controllingu nie jako do samej funkcji księgowej, ale jako do wsparcia decyzji dla przedsiębiorców i zarządu. W praktyce oznacza to połączenie controllingu, analizy, BI, planowania i uporządkowania procesów w jednym rozwiązaniu, zamiast budowania osobno usług księgowych, osobno raportowania i osobno konsultingu; do kluczowych narzędzi controllingu należą budżetowanie, analiza odchyleń, wskaźniki KPI, które w wielu firmach raportuje się co miesiąc i prezentuje także w formie dashboardów, oraz systemy klasy Business Intelligence. Taki model wspiera też rolę, jaką pełni controller, zwłaszcza w koordynacji danych i procesów między obszarami firmy. Uzupełnieniem są kokpity menedżerskie, czyli graficzna prezentacja kluczowych wskaźników efektywności, która wspiera codzienne zadania menedżerów i działu controllingu, a program raportowania powinien być dopasowany do potrzeb odbiorców i wspierać przygotowaniem raportów zarządczych dla różnych grup, w tym menedżerów operacyjnych. Dla klientów to prostota, łatwy model we wdrożeniu i w obsłudze, większa przejrzystość, mniejsze koszty oraz mniej zależności od pojedynczych użytkowników; znaczenie mają tu także kompetencje pracowników i ich doświadczenie przy wdrożeniu oraz obsłudze rozwiązania, a także stworzenie rozwiązania dopasowanego do specyfiki organizacji, a takie podejście wspiera optymalne rozdzielanie zasobów firmy i pokazuje, że optymalizacja procesów zwiększa efektywność operacyjną firmy.

Czy księgowa bierze odpowiedzialność za błędy

Tak, ale zakres odpowiedzialności zależy od tego, kto odpowiada za dane, a kto za ich księgowanie. W biurze rachunkowym księgowy odpowiada za poprawność prowadzenia księgowości i rozliczeń w ramach przyjętej umowy, ale controlling nie przerzuca tej odpowiedzialności — on daje dodatkową warstwę analizy i kontroli. Dlatego w wielu firmach potrzebny jest zarówno dział księgowych, jak i dział controllingu, bo ich funkcji nie da się po prostu zamienić miejscami, a zadania controllingu obejmują wsparcie planowania, analiz i monitorowania wyników.

Ile zarabia się w księgowości i controllingu

Zarobki w księgowości i controllingu zależą od branży, skali firmy, doświadczenia, które w controllingu praktycznym wpływa na zakres odpowiedzialności i poziom wynagrodzenia, i zakresu odpowiedzialności, dlatego nie ma jednej stawki dla wszystkich. W praktyce specjalista do spraw controllingu zwykle zarabia więcej niż osoba na stanowisku operacyjnym w księgowości, bo odpowiada nie tylko za dane, ale też za analiza, planowanie i wsparcie decyzji; w tej pracy wykorzystuje się też benchmarking do porównywania procesów i wyników z najlepszymi konkurentami. Często stosuje się również rachunek kosztów działań, który pozwala przypisać koszty pośrednie do konkretnych procesów i działań, z uwzględnieniem specyfiki firmy, a także pomaga w analizie rentowności projektów. Jeśli pytasz, ile kosztuje księgowa na miesiąc albo ile zarabia się w controllingu, najuczciwiej patrzeć nie tylko na pensję, ale też na to, czy firma potrzebuje usług biura rachunkowego, controllingu czy obu tych obszarów. W bardziej zaawansowanych wdrożeniach stosuje się też rachunek kosztów docelowych jako technikę zarządzania kosztami już na etapie projektowania produktu i przy projektowaniu modelu kosztowego.

10 MSSF 18, podatek dochodowy i ryzyko

W 2024 roku wchodzi w życie nowy standard MSSF 18, który dotyczy prezentacji i ujawnień w sprawozdaniach finansowych. Standard zmienia sposób klasyfikacji pozycji wyniku finansowego i wzmacnia wymagania dotyczące ujawnień, więc firmy powinny przygotować się do nowych zasad z wyprzedzeniem. To kolejny argument, że controlling finansowy i dobre oprogramowanie do raportowania stają się dziś koniecznością nie tylko w dużych spółkach, ale także w MŚP, bo pełne wdrożenie systemu controllingu pozwala szybciej reagować na zmiany rynkowe i ograniczać problemy związane z ryzykiem. Firmy MŚP coraz częściej korzystają też z controllingu do planowania budżetu, a także do wsparcia w zarządzaniu przedsiębiorstwem przy reagowaniu na ryzyko i zmiany otoczenia.

Dla kogo ta różnica i planowanie strategiczne są ważne

Ta różnica jest szczególnie ważna dla przedsiębiorców, którzy mają już faktur, klientów i przychody, ale nadal nie mają pełnej kontroli nad koszty, marżą, płynnością finansową i rentownością produktów, a także potrzebują analiz SWOT i PESTEL oceniających pozycję firmy oraz czynniki zewnętrzne i wewnętrzne w różnych obszary działalności. Jeśli firma działa w modelu, w którym wystarczy samo prowadzenia księgowości, controlling może jeszcze poczekać, ale gdy rośnie liczba spółek, dział, użytkowników i procesów, sama księgowość przestaje wystarczać, bo potrzebne jest także zbieranie danych oraz analiza odchyleń porównująca wyniki faktyczne z budżetem i wskazująca źródła problemów, również w obszarze produkcji. Wtedy warto przeczytaj zakładce o controllingu i zobaczyć, jak VNAV może wesprzeć dział oraz zarząd w lepszym zarządzanie firmą, a także w ustalaniu zasad alokacji kosztów.