
Automatyzacja w biznesie — kiedy i jak ją wdrażać?
W dzisiejszym świecie biznesu słowo „automatyzacja” stało się niemal magicznym zaklęciem, które ma rozwiązać wszystkie problemy operacyjne. Przedsiębiorcy i menedżerowie często traktują ją jako pierwszy krok w optymalizacji procesów, jednak czy rzeczywiście jest to właściwe podejście? Doświadczenie pokazuje, że automatyzacja powinna być zwieńczeniem procesu optymalizacji, a nie jego początkiem.
Mądrość Elona Muska – 5 kroków do skutecznej optymalizacji
Elon Musk, znany z rewolucyjnego podejścia do zarządzania i innowacji, przedstawił pięciostopniowy algorytm optymalizacji procesów. Co kluczowe — automatyzacja znajduje się dopiero na ostatnim miejscu. Przyjrzyjmy się szczegółowo każdemu z tych kroków:
Eliminacja zbędnych elementów
Pierwszym i najważniejszym krokiem jest krytyczna analiza procesu i usunięcie wszystkich niepotrzebnych elementów. Często odkrywamy, że wiele działań wykonujemy „bo zawsze tak było”, mimo że nie wnoszą one rzeczywistej wartości do procesu.
Uproszczenie pozostałych elementów
Po usunięciu zbędnych elementów kolejnym krokiem jest maksymalne uproszczenie pozostałych części procesu. Chodzi o znalezienie najprostszego możliwego sposobu realizacji danego zadania, przy zachowaniu jego skuteczności.
Organizacja procesu
Gdy mamy już uproszczone elementy, należy je zorganizować w logiczny, spójny ciąg działań. Ten etap wymaga szczególnej uwagi, ponieważ właściwa organizacja procesu ma kluczowe znaczenie dla jego efektywności.
Standaryzacja
Standaryzacja to utworzenie jasnych, powtarzalnych procedur dla zorganizowanego procesu. Dzięki temu każdy członek zespołu wie dokładnie, jak wykonać dane zadanie, co minimalizuje ryzyko błędów i nieporozumień.
Automatyzacja
Dopiero po przejściu przez wszystkie poprzednie etapy możemy myśleć o automatyzacji. Tylko zoptymalizowany, uproszczony i ustandaryzowany proces nadaje się do skutecznej automatyzacji.
Dlaczego kolejność ma znaczenie?
Automatyzacja chaotycznych procesów to przepis na katastrofę. Wyobraźmy sobie, że automatyzujemy nieefektywny proces — w rezultacie otrzymamy te same problemy, tylko wykonywane szybciej i na większą skalę. To jak przyspieszyć taśmę produkcyjną, która już teraz produkuje wadliwe produkty.

Mikołaj Brunka
Doświadczenie zdobywał automatyzując i wdrażając AI w firmach produkcyjnych, usługowych i handlowych. Pracuje z topowymi narzędziami no-code, łącząc dane pomiędzy narzędziami używanymi w biznesie. Konsultuje w zakresie wykorzystania narzędzi w firmach każdego typu i audytuje procesy biznesowe. Szkoli firmy w zakresie wykorzystania AI w codziennych działaniach.
Rozwój automatyzacji — lekcje z praktyki
Nasze doświadczenia pokazują, że skuteczna automatyzacja to proces ewolucyjny. Zazwyczaj zaczynamy od 2 do 3 podstawowych modułów, które z czasem rozrastają się do kilkudziesięciu, a nawet stu elementów. Jest to naturalny proces, ponieważ każdy nowy moduł otwiera nowe możliwości. Jednak ta ekspansja niesie ze sobą istotne wyzwania:
- Większa złożoność oznacza więcej potencjalnych punktów awarii
- Wzrasta ryzyko przestojów i związanych z nimi kosztów
- Rośnie frustracja zespołu związana z obsługą coraz bardziej skomplikowanego systemu
Trzy złote zasady skutecznej automatyzacji
Optymalizuj przed automatyzacją
Nie próbuj automatyzować chaosu. Najpierw uporządkuj i uprość proces, a dopiero potem myśl o jego automatyzacji.
Rozwijaj stopniowo
Pozwól zespołowi rosnąć wraz z rozwojem automatyzacji. Kompetencje i doświadczenie są kluczowe dla skutecznego zarządzania coraz bardziej złożonymi scenariuszami.
Regularnie przeprowadzaj przeglądy i uproszczenia
Złożoność systemu nie powinna rosnąć w nieskończoność. Regularne „sprzątanie” i upraszczanie istniejących scenariuszy jest równie ważne jak dodawanie nowych funkcji.
Podsumowanie
Automatyzacja to potężne narzędzie, które może znacząco usprawnić działanie firmy, ale tylko wtedy, gdy jest wdrażane we właściwy sposób i we właściwym momencie. Pamiętajmy, że nie jest ona celem samym w sobie, lecz środkiem do osiągnięcia większej efektywności i jakości pracy.
Sukces w automatyzacji nie polega na tym, ile procesów zautomatyzujemy, ale jak dobrze te procesy działają i jaką rzeczywistą wartość przynoszą naszej organizacji. Czasem mniej znaczy więcej — prostszy, ale dobrze przemyślany i wykonany system automatyzacji może przynieść znacznie lepsze rezultaty niż rozbudowany, ale chaotyczny zestaw funkcji.