Darmowa konsultacja
Venture Navigator > Audyt HR – kiedy firma czuje, że coś nie działa, ale nie wie jeszcze co

Audyt HR – kiedy firma czuje, że coś nie działa, ale nie wie jeszcze co

Firma rośnie, liczba pracowników się zwiększa, a zarząd coraz częściej słyszy sprzeczne diagnozy.

Jedni managerowie mówią, że brakuje ludzi. Inni, że problemem jest komunikacja. HR wskazuje na brak procesów. Właściciel widzi rosnące koszty, ale nie ma pewności, czy źródłem problemu jest struktura, kompetencje, przeciążenie, sposób zarządzania czy kilka rzeczy naraz.

Właśnie wtedy audyt HR ma największą wartość.

Nie jako kontrola „czy HR ma wszystkie procedury”, ale jako uporządkowana diagnoza organizacji z perspektywy ludzi, odpowiedzialności, procesów, danych i ryzyk.

W Venture Navigator patrzymy szerzej niż na sam dział HR. Jeżeli problem dotyczy sposobu, w jaki firma jest zorganizowana, audyt może objąć również strukturę, zakresy odpowiedzialności, obciążenie stanowisk, KPI, przepływ decyzji i relacje pomiędzy działami.

Jeżeli organizacja już wie, że problem dotyczy szerzej struktury i sposobu działania, zobacz optymalizację organizacji.

Rezultaty osiąga się przez wykorzystywanie szans, a nie przez rozwiązywanie problemów.

Peter Drucker

Co może obejmować audyt HR?

Zakres zależy od sytuacji firmy. Nie ma sensu badać wszystkiego z taką samą intensywnością, jeżeli problem jest skoncentrowany w jednym obszarze.

Najczęściej analizujemy:

  • strukturę organizacyjną,
  • role i odpowiedzialności,
  • liczbę poziomów zarządzania,
  • obciążenie managerów i pracowników,
  • rekrutację,
  • onboarding i offboarding,
  • system ocen i performance management,
  • wynagrodzenia i premiowanie,
  • rozwój kompetencji,
  • funkcjonowanie HRBP lub działu HR,
  • przepływ decyzji pomiędzy zarządem, managerami i HR,
  • KPI i dostępność danych,
  • powtarzalne ręczne czynności,
  • wykorzystywane narzędzia i systemy HR,
  • obszary prawne wymagające weryfikacji.

CIPD wskazuje, że projektowanie organizacji powinno być powiązane ze strategią, a analiza obecnego stanu powinna prowadzić do identyfikacji luk między organizacją dzisiejszą i potrzebnym modelem docelowym. To właśnie dlatego audyt HR nie powinien być oderwany od biznesu.

Kiedy warto zrobić audyt HR?

Najczęstszy moment to szybki wzrost.

Organizacja, która działała sprawnie przy 20 osobach, nie musi działać równie dobrze przy 60. Role nakładają się, właściciel pozostaje centralnym punktem decyzji, managerowie powstają „z awansu”, a procesy są dokładane wtedy, gdy pojawia się problem.

Audyt jest szczególnie przydatny, gdy:

  • zatrudnienie rośnie szybciej niż wydajność,
  • firma chce zatrudniać, ale nie ma pewności, czy naprawdę potrzebuje nowych etatów,
  • pracownicy i managerowie deklarują przeciążenie,
  • zakresy odpowiedzialności są niejasne,
  • te same decyzje wracają do właściciela lub zarządu,
  • HR działa głównie reaktywnie,
  • procesy wyglądają inaczej w każdym dziale,
  • system premiowy generuje zachowania inne niż oczekiwane,
  • istnieją duże różnice pomiędzy formalną strukturą a rzeczywistym sposobem pracy,
  • zarząd planuje reorganizację,
  • firma przygotowuje się do kolejnego etapu wzrostu,
  • pojawia się konflikt pomiędzy HR, managerami i finansami dotyczący przyczyn problemu.

Audyt ma wtedy odpowiedzieć na pytanie: co jest przyczyną, a co tylko objawem?

Audyt HR a audyt organizacyjny – gdzie przebiega granica?

W praktyce granica często się zaciera.

Klasyczny audyt HR może koncentrować się na procesach personalnych, politykach, dokumentacji i sposobie działania funkcji HR.

Audyt organizacyjny patrzy szerzej: na strukturę, role, decyzje, obciążenie, przepływy pomiędzy działami i model zarządzania.

W rosnącej firmie te obszary trudno analizować osobno.

Jeżeli onboarding nie działa, przyczyną może być brak standardu HR. Może jednak również wynikać z tego, że manager nie ma czasu, odpowiedzialność za wdrożenie jest rozmyta albo sama rola nowego pracownika została źle zaprojektowana.

Dlatego w VNAV traktujemy audyt HR i organizacyjny jako produkt diagnostyczny, którego zakres ustalamy na początku na podstawie problemu biznesowego.

Zaufali nam

Jak wygląda audyt HR krok po kroku?

1. Ustalamy problem i decyzję, którą ma wesprzeć audyt

Audyt bez pytania biznesowego łatwo zamienia się w katalog obserwacji.

Na początku ustalamy, co zarząd chce zrozumieć lub zdecydować.

Może to być np.:

  • czy potrzebujemy zwiększyć zatrudnienie,
  • dlaczego zespół nie realizuje celów,
  • czy struktura jest dopasowana do skali,
  • gdzie rozmywa się odpowiedzialność,
  • które procesy HR wymagają przebudowy,
  • czy system premiowy wspiera właściwe zachowania,
  • czy HR ma właściwą rolę względem managerów,
  • jakie ryzyka trzeba usunąć przed większą zmianą organizacyjną.

2. Zbieramy perspektywę właściciela, zarządu i managerów

Wywiady pozwalają zobaczyć, gdzie różne poziomy organizacji inaczej opisują ten sam problem.

To ważna informacja sama w sobie.

Jeżeli zarząd uważa, że delegował odpowiedzialność, a managerowie nadal czekają na akceptację każdej ważniejszej decyzji, problem nie leży wyłącznie w procedurach.

3. Analizujemy dokumenty, dane i istniejące zasady

W zależności od zakresu mogą to być:

  • schemat organizacyjny,
  • zakresy obowiązków,
  • KPI,
  • regulaminy,
  • system premiowy,
  • plan zatrudnienia,
  • dane o rotacji i absencji,
  • wyniki rekrutacji,
  • koszty wynagrodzeń,
  • budżety,
  • raporty z systemów HR,
  • dane o czasie lub obciążeniu,
  • istniejące procedury.

Nie każda firma ma komplet takich danych. Brak danych również jest wnioskiem z audytu.

4. Sprawdzamy, jak organizacja działa naprawdę

Formalny proces i rzeczywisty proces bywają dwiema różnymi rzeczami.

Dlatego interesuje nas nie tylko to, co zapisano, ale również:

  • kto faktycznie podejmuje decyzje,
  • gdzie praca czeka,
  • kto rozwiązuje wyjątki,
  • do kogo wracają trudne sprawy,
  • które zadania są wykonywane ręcznie,
  • gdzie obowiązki się dublują,
  • które role mają zbyt szeroki lub zbyt wąski zakres.

5. Łączymy HR z danymi i ekonomiką

Jeżeli rekomendacja dotyczy zatrudnienia, wynagrodzeń albo struktury, warto policzyć jej konsekwencje.

Przykład: zespół może zgłaszać potrzebę dodatkowego etatu. Zanim firma zatrudni kolejną osobę, można sprawdzić realne obciążenie, rozkład zadań, sezonowość i potencjalne wąskie gardła.

W takich sytuacjach perspektywę HR łączymy z controllingiem finansowym.

6. Identyfikujemy przyczyny i priorytety

Nie wszystkie problemy mają taką samą wagę.

Audyt powinien rozróżnić:

  • problem krytyczny,
  • przyczynę źródłową,
  • objaw,
  • szybkie usprawnienie,
  • zmianę wymagającą większego projektu,
  • temat, którego nie warto teraz ruszać.

To pozwala uniknąć sytuacji, w której firma otrzymuje kilkadziesiąt rekomendacji bez informacji, od czego zacząć.

Nasze główne kompetencje HR:

image

Zewnętrzny HR Business Partner

Zobacz więcej
image

Systemy wynagrodzania

Zobacz więcej
image

Procesy HR

Zobacz więcej
image

Rozwój pracowników

Zobacz więcej
image

Optymalizacja organizacji

Zobacz więcej
image

Technologia w HR

Zobacz więcej

Co otrzymuje zarząd po audycie?

Zakres rezultatu zależy od projektu, ale podstawowym efektem powinien być materiał decyzyjny, nie zbiór opisów.

Może obejmować:

  • diagnozę najważniejszych problemów,
  • mapę przyczyn i skutków,
  • ocenę struktury i odpowiedzialności,
  • wskazanie wąskich gardeł,
  • analizę obciążenia wybranych ról,
  • ocenę procesów HR,
  • ocenę systemu KPI lub wynagrodzeń,
  • listę ryzyk,
  • priorytety zmian,
  • rekomendowany model docelowy,
  • plan wdrożenia,
  • wskazanie szybkich usprawnień,
  • rekomendacje dotyczące danych i mierników.

Dobrze wykonany audyt powinien odpowiedzieć zarządowi na trzy pytania:

Co naprawdę jest problemem? Co powinniśmy zrobić najpierw? Jak sprawdzimy, czy zmiana działa?

Audyt HR nie powinien kończyć się na raporcie

To ważna różnica pomiędzy kontrolą i diagnozą rozwojową.

Jeżeli firma zamawia audyt tylko po to, żeby dostać dokument, może otrzymać dobry opis sytuacji i nadal nie zmienić sposobu działania.

W VNAV audyt traktujemy jako możliwy pierwszy etap większej zmiany.

Po diagnozie firma może:

To zależy od wyniku diagnozy, nie od produktu, który chcemy sprzedać z góry.

Co odróżnia audyt HR VNAV?

Łączymy ludzi z liczbami

Jeżeli problem dotyczy kosztu, zatrudnienia, wydajności lub wynagrodzeń, diagnoza HR bez danych finansowych jest niepełna.

Sprawdzamy odpowiedzialność, nie tylko procedury

Dokument może być poprawny, a proces nadal nie działać, jeżeli nikt nie czuje się właścicielem rezultatu.

Patrzymy na całą organizację

HR rzadko działa w izolacji. Problemy na styku sprzedaży, operacji, finansów i managerów mogą wyglądać jak problem HR, choć źródło leży gdzie indziej.

Włączamy prawo tam, gdzie jest potrzebne

Nie każdy temat HR jest problemem prawnym. Jeżeli jednak rekomendacja dotyczy warunków zatrudnienia, wynagradzania, dokumentacji lub innych regulowanych kwestii, korzystamy z właściwej kompetencji prawa pracy.

Projektujemy następny krok

Audyt nie ma tylko nazwać problemu. Ma ułatwić decyzję: co zmieniamy, w jakiej kolejności i kto powinien za to odpowiadać.

Czy audyt HR oznacza kontrolę pracowników?

Nie.

Celem nie jest szukanie winnych ani ocenianie ludzi na podstawie pojedynczej opinii.

Interesuje nas system pracy: role, odpowiedzialności, procesy, dane, decyzje i sposób zarządzania.

Może się oczywiście okazać, że firma ma problem kompetencyjny na konkretnym stanowisku. Taki wniosek powinien jednak wynikać z danych i obserwacji, a nie z założenia, że słaby wynik zawsze oznacza słabego pracownika.

Audyt HR czy Zewnętrzny Dyrektor HR?

Audyt jest dobrym rozwiązaniem, gdy firma potrzebuje przede wszystkim diagnozy i planu działania.

Zewnętrzny Dyrektor HR / HR Business Partner ma większy sens wtedy, gdy organizacja potrzebuje stałej senioralnej kompetencji do prowadzenia zmian, pracy z managerami i dalszego rozwijania HR.

Często audyt może być pierwszym etapem przed takim modelem, ale nie musi.

Kiedy wystarczy konsultacja zamiast audytu?

Jeżeli problem jest bardzo konkretny – np. chcesz omówić jeden proces, jedną decyzję lub istniejący system – pełny audyt może być niepotrzebny.

W takiej sytuacji możesz skorzystać z obszaru HR w EkspertOnline i omówić problem w formule konsultacyjnej.

Jeżeli jednak problem jest wielowątkowy, dotyczy kilku działów lub wymaga pracy na danych z organizacji, audyt daje znacznie pełniejszą podstawę do decyzji.

Nie wiesz, czy potrzebujesz audytu HR?

To dobry moment, żeby zacząć od problemu, a nie od nazwy usługi.

Na pierwszej rozmowie możemy ustalić, czy potrzebujesz pełnej diagnozy, analizy jednego obszaru czy od razu projektu wdrożeniowego.

Porozmawiaj z Venture Navigator o audycie HR i organizacyjnym.

Zainteresowały Cię nasze usługi?

Skontaktuj się z nami:


    Blog Venture Navigator

    Najnowsze na blogu

    Najczęściej zadawane pytania w obszarze audyt HR

    Co to jest audyt HR?

    Audyt HR to uporządkowana diagnoza sposobu działania funkcji HR i powiązanych obszarów zarządzania ludźmi. Może obejmować procesy, strukturę, role, odpowiedzialność, wynagrodzenia, dane, ryzyka i sposób współpracy HR z managerami.

    Ile trwa audyt HR?

    Czas zależy od wielkości firmy, zakresu i dostępności danych. Audyt jednego procesu może być znacznie krótszy niż diagnoza całej organizacji. Zakres i harmonogram powinny być ustalone po rozpoznaniu problemu.

    Co obejmuje audyt organizacyjny?

    Audyt organizacyjny może obejmować strukturę, role, odpowiedzialności, przepływ decyzji, obciążenie stanowisk, KPI i współpracę pomiędzy działami. Jego celem jest pokazanie, czy model organizacji odpowiada strategii i skali firmy.

    Czym audyt HR różni się od audytu prawnego HR?

    Audyt HR koncentruje się szerzej na sposobie zarządzania ludźmi i funkcjonowaniu organizacji. Audyt prawny koncentruje się na zgodności z prawem, dokumentacji i ryzykach prawnych. W niektórych projektach oba obszary się łączą.

    Czy audyt HR może objąć system wynagrodzeń?

    Tak. Jeżeli system wynagrodzeń jest częścią problemu, można przeanalizować zasady płacowe, premiowanie, KPI, koszty i spójność z rolami.

    Czy audyt HR może pokazać, że firma ma za dużo lub za mało pracowników?

    Może dostarczyć danych do takiej decyzji, jeśli zakres obejmuje analizę obciążenia, zadań, procesów i wykorzystania zasobów. Sama liczba pracowników bez kontekstu nie daje wystarczającej odpowiedzi.

    Czy trzeba audytować cały dział HR?

    Nie. Audyt może dotyczyć jednego procesu, funkcji, działu lub konkretnego problemu organizacyjnego.

    Czy pracownicy powinni uczestniczyć w audycie?

    Często tak, szczególnie jeśli celem jest zrozumienie rzeczywistego sposobu działania. Wywiady z managerami i pracownikami pomagają porównać formalne zasady z praktyką.

    Co dzieje się po audycie?

    Zarząd otrzymuje diagnozę, priorytety i rekomendacje. Następnie może wdrożyć je samodzielnie albo przejść do wybranego projektu, np. optymalizacji organizacji, uporządkowania procesów HR czy przebudowy systemu wynagrodzeń.

    Źródła