W wielu firmach handlowych dane finansowe i sprzedażowe są dostępne, ale ich praktyczne wykorzystanie nadal wymaga dużej ilości ręcznej pracy. Problem rośnie wraz ze skalą: kolejne systemy ERP, pliki Excel, bazy danych i miliony transakcji powodują, że samo posiadanie danych nie oznacza jeszcze sprawnej analizy danych.
W tym case study pokazujemy, jak wdrożenie Microsoft Power BI i hurtowni danych pozwoliło jednej z firm handlowych:
skrócić czas dostępu do raportów z godzin do kilku sekund,
analizować pełny zbiór ponad 800 mln rekordów,
uzyskać spójny obraz sprzedaży i marży,
ograniczyć ręczne przygotowywanie raportów,
zapewnić użytkownikom biznesowym łatwiejszy dostęp do aktualnych danych.
To nie był projekt polegający wyłącznie na tworzeniu interaktywnych raportów. Zastosowanie Power BI miało sens dopiero po uporządkowaniu danych i zbudowaniu jednej warstwy analitycznej wspierającej podejmowanie trafnych decyzji biznesowych. Dzięki temu narzędzie mogło wspierać efektywną analizę, a nie tylko prezentować dane.
Kontekst: firma handlowa i ogromna skala danych
Analizowana firma działa w branży spożywczej i generuje około 100 mln PLN przychodu rocznie.
Jednocześnie środowisko danych obejmowało ponad 800 mln rekordów danych sprzedażowych, wynikających między innymi z bardzo dużej liczby pozycji paragonowych.
Jak wyglądały źródła danych?
Dane pochodziły z wielu źródeł:
systemów ERP,
systemów sprzedażowych,
księgowości,
CRM,
baz danych SQL Server,
plików Excel i CSV,
Google Analytics,
innych źródeł operacyjnych.
Firma miała więc dostęp do dużej ilości informacji, ale nie posiadała jednego spójnego modelu pozwalającego szybko wykorzystać je w raportowaniu zarządczym.
Problem: dane były, ale informacja docierała za późno
Raporty powstawały po zamknięciu okresu
Dane sprzedażowe i finansowe były analizowane z opóźnieniem. Raporty wymagały przygotowania, a część analiz była możliwa dopiero po zamknięciu okresu.
W praktyce oznaczało to, że zarząd i controlling pracowali przede wszystkim na danych historycznych.
Excel nie radził sobie ze skalą
Excel pozostawał użytecznym narzędziem do wielu analiz, ale przy tej skali przestał być wystarczającą warstwą Business Intelligence.
Praca na arkuszach oznaczała:
ograniczenia wydajnościowe,
konieczność pracy na wycinkach danych,
ręczne łączenie informacji,
większe ryzyko błędów,
trudniejsze utrzymanie jednej wersji raportu.
ERP był systemem operacyjnym, nie analitycznym
System ERP spełniał swoją rolę operacyjną, ale nie zapewniał elastycznej analizy sprzedaży, marży i rentowności w oczekiwanym tempie.
To częsty moment, w którym firma zaczyna pytać nie tylko czego służy Power BI, ale przede wszystkim: jak zbudować warstwę analityczną nad istniejącymi systemami bez ich wymiany.
Kluczowy problem biznesowy
Firma nie potrzebowała kolejnego dashboardu ani kolejnego narzędzia do analityki danych.
Potrzebowała:
jednego źródła prawdy,
szybkiego dostępu do potrzebnych informacji,
większej dokładności danych,
analizy pełnego wolumenu transakcji,
raportów dopasowanych do potrzeb zarządu i controllingu.
Dopiero na tej podstawie możliwe było projektowanie rozwiązania Power BI.
Rozwiązanie: Microsoft Power BI + hurtownia danych
Power BI jako warstwa analityczna
Microsoft Power BI został wdrożony jako warstwa Business Intelligence nad istniejącymi systemami.
Nie było potrzeby wymiany ERP czy systemów sprzedażowych. Dane nadal powstawały w systemach operacyjnych, ale zostały uporządkowane i przygotowane do analizy w jednym modelu.
Integracja różnych źródeł danych
Wdrożenie objęło integrację danych z systemów ERP, CRM, księgowości, plików Excel i plików CSV, Microsoft SQL Server oraz innych źródeł danych.
Power BI integruje się z wieloma źródłami danych i umożliwia analizę danych w jednym modelu, ale sam konektor nie rozwiązuje problemu jakości informacji. Równie ważne były integracja danych, automatyczne pobieranie danych oraz kontrola ich spójności. To właśnie dokładność danych decyduje o tym, czy raport może być podstawą decyzji.
Rola hurtowni danych
Przy ponad 800 mln rekordów zastosowano hurtownię danych, która:
porządkuje i standaryzuje dane,
konsoliduje informacje z różnych źródeł,
ogranicza duplikaty i niespójności,
przechowuje historię,
zapewnia stabilną podstawę dla raportów Power BI.
Dzięki temu użytkownik nie musiał każdorazowo pobierać i łączyć surowych danych bezpośrednio z wielu systemów.
Przygotowanie danych i Power Query
Elementem procesu było również przygotowanie i transformacja danych. W środowisku Microsoft część takich zadań może być realizowana z wykorzystaniem Power Query, natomiast przy większej architekturze istotną rolę pełnią również procesy ETL.
Więcej o tym etapie opisujemy w materiale ETL w firmie.
Skontaktuj się z nami:
Zaufali nam
Raporty Power BI dla firmy handlowej
Analiza sprzedaży
Raporty Power BI umożliwiły analizę danych sprzedażowych według różnych przekrojów.
Użytkownik mógł przejść od ogólnego wyniku do konkretnych produktów, kategorii i okresów bez ręcznego przygotowywania kolejnego zestawienia.
Analiza marży i rentowności
Dla firmy handlowej sama wartość sprzedaży nie wystarcza.
Interaktywne raporty pozwalają zestawiać sprzedaż z marżą, śledzić zmiany i szybciej identyfikować obszary wymagające dalszej analizy.
Drill-down do szczegółowych danych
Jedną z praktycznych zalet Power BI jest możliwość przechodzenia od kluczowych wskaźników do szczegółowych danych.
Zamiast budować osobny raport dla każdego pytania, użytkownicy biznesowi mogą eksplorować dane w ramach jednego modelu.
Wizualizacja danych i pulpity nawigacyjne
Wizualizacja danych została podporządkowana pytaniom biznesowym.
Pulpity nawigacyjne i przejrzyste wizualizacje miały przede wszystkim ułatwiać lepsze zrozumienie danych: co zmieniło się w sprzedaży, gdzie spada marża i który obszar wymaga uwagi.
Nie chodziło o maksymalną liczbę wykresów, lecz o szybsze dotarcie do informacji potrzebnych do podejmowania świadomych decyzji biznesowych. Tworzenie interaktywnych raportów i pulpitów nawigacyjnych miało wspierać szczegółową analizę tam, gdzie użytkownik potrzebował przejść od kluczowych wskaźników do konkretnej kategorii lub produktu.
Automatyczne odświeżanie danych
Aktualne dane bez ręcznego składania raportu
Po uporządkowaniu integracji raporty mogły korzystać z automatycznego odświeżania danych według ustalonego harmonogramu.
Oznaczało to mniej ręcznego przygotowywania raportów i dostęp do aktualnych informacji bez każdorazowego budowania zestawienia od początku.
Ważne: nie każdy raport wymaga danych w czasie rzeczywistym. W większości zastosowań zarządczych ważniejsza jest częstotliwość odświeżania dopasowana do procesu decyzyjnego. Dzięki temu menedżerowie pracują na aktualnych informacjach bez konieczności ręcznego przygotowywania raportów.
Efekty wdrożenia Power BI
Raporty dostępne w kilka sekund
Najbardziej widoczna zmiana dotyczyła czasu dostępu do raportów.
Zamiast oczekiwania na wieloetapowe przetwarzanie użytkownicy otrzymali gotową warstwę analityczną, a raporty były dostępne w kilka sekund.
Analiza pełnych 800 mln rekordów
Model pozwalał pracować na pełnym zbiorze ponad 800 mln rekordów danych sprzedażowych, bez konieczności ograniczania analizy do małych wycinków przygotowywanych ręcznie.
Lepsza analiza sprzedaży i marży
Power BI umożliwia analizę sprzedaży w wielu przekrojach, a w tym projekcie pozwolił szybciej przechodzić od wyniku ogólnego do szczegółowych danych dotyczących produktów i kategorii.
Dzięki temu łatwiej było zauważać zmiany i sprawdzać ich przyczyny.
Odciążenie zespołu finansowego
Automatyzacja procesu raportowania ograniczyła konieczność ręcznego przygotowywania kolejnych zestawień.
Zespół finansowy mógł przeznaczyć więcej czasu na analizę i interpretację wyników, zamiast na techniczne tworzenie raportów.
Jak Power BI wspiera użytkowników biznesowych?
Power BI Desktop
Power BI Desktop służy przede wszystkim do tworzenia modeli i raportów. Interfejs Power BI Desktop pozwala przygotować model, miary, warstwę wizualizacji danych i zaawansowane raporty dopasowane do potrzeb organizacji.
To tutaj projektowane są zależności danych, miary i wizualizacje.
Power BI Service i udostępnianie raportów
Po publikacji raporty mogą być udostępniane w usłudze Power BI. Power BI Service, czasem określany potocznie jako Power BI Online, wspiera współpracę, udostępnianie raportów i automatyczne odświeżanie danych w całej organizacji.
W zależności od modelu licencjonowania organizacja może korzystać między innymi z Power BI Pro lub odpowiednich wariantów pojemności Microsoft Fabric.
Power BI Mobile.
Aplikacja Power BI Mobile umożliwia dostęp do raportów również na urządzeniach mobilnych. Użytkownik może korzystać z aplikacji mobilnej i sprawdzać kluczowe wskaźniki w dowolnym miejscu, o ile pozwala na to polityka bezpieczeństwa organizacji.
Row-Level Security
W większych organizacjach każdy użytkownik nie musi widzieć tych samych danych.
Row-Level Security (Row Level Security) pozwala ograniczać zakres informacji zgodnie z rolą użytkownika, np. regionem, oddziałem lub zakresem odpowiedzialności.
Power BI i inne narzędzia Microsoft.
W zależności od procesu Power BI może współpracować z innymi narzędziami ekosystemu Microsoft, takimi jak Power Automate, Power Apps czy Microsoft Teams. Nie były one sednem opisywanego case study, ale mogą być elementem szerszego zestawu rozwiązań analitycznych, automatyzacji obiegu informacji, aplikacji biznesowych i współpracy zespołowej.
Power BI w sprzedaży i handlu
Analiza klientów
W firmie handlowej raporty Power BI mogą wspierać analizę najważniejszych klientów, wartości sprzedaży, struktury zakupów czy zmian aktywności.
Zakres zawsze zależy jednak od danych dostępnych w konkretnym modelu.
Analiza produktów i kategorii
Dane sprzedażowe można analizować według produktów, kategorii i innych wymiarów istotnych dla organizacji.
To pomaga szybciej zauważyć, gdzie zmienia się sprzedaż lub marża.
Analiza zapasów i rotacji
Jeżeli model BI obejmuje również dane magazynowe, możliwa jest analiza rotacji zapasów, dostępności produktów i kapitału zamrożonego w zapasie.
To naturalne rozszerzenie analityki sprzedażowej, ale nie każda implementacja Power BI musi obejmować ten zakres.
Czy Power BI wystarczy bez hurtowni danych?
Nie każda firma potrzebuje osobnej hurtowni.
Przy prostszych źródłach i mniejszym wolumenie Power BI może działać bez rozbudowanej warstwy data warehouse.
W tym przypadku sytuacja była inna: 800 mln rekordów, wiele źródeł i potrzeba jednej wersji danych uzasadniały zastosowanie hurtowni.
Dlatego architekturę należy dobrać do problemu biznesowego, a nie do samego narzędzia.
Dla kogo jest Power BI?
Power BI może być wartościowe szczególnie dla:
firm handlowych i dystrybucyjnych,
firm produkcyjnych,
organizacji korzystających z wielu systemów ERP i baz danych,
CFO i controllingu,
firm, w których ręczne raportowanie zaczyna ograniczać tempo analizy.
Najlepszym sygnałem do rozpoczęcia rozmowy o BI nie jest wielkość firmy, ale moment, w którym dostęp do danych staje się wąskim gardłem decyzji.
Najważniejszy wniosek z case study
Dane nie stają się przewagą tylko dlatego, że firma je posiada.
W tym projekcie wartość powstała z połączenia kilku elementów:
danych źródłowych,
integracji danych,
hurtowni,
spójnego modelu,
raportów Power BI,
dostępu użytkowników do aktualnych informacji.
Dopiero całość pozwoliła skrócić drogę od danych do decyzji.
Jak VNAV i FNAV podchodzą do wdrożeń Power BI?
Nie zaczynamy od przykładowego raportu ani gotowych szablonów. Nie zaczynamy też od pytania, jaki dashboard zbudować.
Najpierw sprawdzamy:
jakie decyzje mają być podejmowane szybciej,
które KPI są najważniejsze,
gdzie znajdują się dane,
jaka jest ich jakość,
czy potrzebna jest hurtownia danych,
jak często raport powinien być odświeżany,
kto powinien mieć dostęp do poszczególnych informacji.
Dopiero potem projektujemy warstwę Business Intelligence.
Jeżeli interesuje Cię szerszy zakres technologii, zobacz Power BI dla firm.
Jeżeli punktem wyjścia jest cały system analityczny firmy, zobacz Business Intelligence dla firm.
Czy podobny problem występuje w Twojej firmie?
Jeśli raporty wymagają wielu godzin pracy, Excel przestaje wystarczać, dane znajdują się w kilku systemach, a zarząd nie ma jednego spójnego widoku sprzedaży i marży, warto zacząć od diagnozy obecnego procesu raportowania. Lepsze decyzje biznesowe nie wynikają z samego narzędzia — wymagają wiarygodnych danych i raportów odpowiadających na właściwe pytania.
Skontaktuj się z Venture Navigator, jeśli chcesz sprawdzić, jak Power BI i odpowiednia architektura danych mogą wyglądać w Twojej firmie oraz które rozwiązania analityczne mają sens przy Twojej skali danych.
Najczęściej zadawane pytania
Do czego służy Power BI?
Power BI służy do analizy danych, tworzenia raportów i wizualizacji oraz udostępniania informacji użytkownikom biznesowym. Może łączyć dane z różnych źródeł i prezentować je w interaktywnych raportach.
Czy Power BI może pobierać dane z ERP i Excela?
Tak. Power BI obsługuje wiele źródeł danych, w tym pliki Excel, bazy SQL Server i systemy biznesowe. Sposób integracji zależy od konkretnej architektury.
Czy raporty Power BI mogą odświeżać się automatycznie?
Tak. Power BI Service umożliwia automatyczne odświeżanie danych według harmonogramu, o ile źródła i infrastruktura zostały odpowiednio skonfigurowane.
Czy Power BI działa na urządzeniach mobilnych?
Tak. Microsoft udostępnia aplikację mobilną Power BI, dzięki której użytkownicy mogą korzystać z raportów na obsługiwanych urządzeniach mobilnych.
Czy Power BI pozwala kontrolować dostęp do danych?
Tak. Mechanizmy bezpieczeństwa, w tym Row-Level Security, pozwalają ograniczać zakres danych widocznych dla poszczególnych użytkowników.
Źródła
Microsoft Learn — Co to jest Power BI?
Microsoft Learn — Power BI Desktop
Microsoft Learn — Power BI Service
Microsoft Learn — Row-Level Security w Power BI